自考档案管理“档案学概论”听课笔记

　　第一章 档案概念与档案现象

　　简：直观描述型档案定义的优劣：P4

　　直观描述型定义是从档案的形成转化过程与实体存在形态等较具体、直观的角度描述档案概念的内涵和外延。

　　优势：直观，尤其它指明了一个重要事实：档案大部分是由文书、文件转化而来的，其实存形态主要是过去的文书、文件。

　　劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。用文书等概念定义档案，存在一个逻辑错误：档案与文书之间并非空间的属种关系，而是一种时间性的继承转化关系。凡具有直接继承转化关系的事物之间不可能有逻辑上的属种关系。这种类型的档案定义大都出现时间较早，是人们对档案定义认识初始阶段的产物。

　　简：抽象揭示型档案定义的优劣：

　　抽象揭示型定义的认识角度与直观描述型不同，它是在后者的基础上于较晚时出现的。它主要从档案对社会生活的根本性作用、价值等相对性角度来定义档案概念的内涵与外延，大都试图揭示档案这一事物的本质特性。

　　优势：理论抽象度较高，有利于人们对档案本质的深入认识与揭示。

　　劣势：正因其抽象度高，所以难理解，确指性也差，易产生无谓的学术纷争。

　　填：中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义——“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”P5

　　论：对档案概念(定义)的理解：P5

　　1、社会性(或社会实践性)：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，如年轮

　　2、历史性(或后时性)：从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“让过去告诉现在，让历史告诉未来”。非人类历史文化遗产的全部，而是其中只有基础性支持意义的重要部分

　　3、确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。或：档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。这是档案区别于最为临近的事物——文物的根本点。

　　4、原始记录性：这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。

　　简：档案的本质特性：P6

　　“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，还从根本上决定着管理方法的基本取向。对档案的管理无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。这是所有管理活动的基本原则之一：管理方法必须维护被管理对象的本质特性。因此现在各国均以“来源原则”(或全宗原则)为核心的历史主义方法作为档案管理(尤其是实体管理)的基本方法。

　　简：档案的实存形态：

　　档案的实存形态是档案在现实中的具体存在形式。在各种各样的事物中，只有具有档案属性者，才是档案。根据定义，尤其是档案的本质特性，其实存形态不是唯一的，而是多种多样。目前档案的实存形态主要仍是各种文书，尤其是文书的定稿——唯一的且可信赖程度最高的稿本。

　　简：档案的形成过程：

　　各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。各种档案的具体形成过程各不相同且很复杂，从制作动机角度可分为2类：

　　1、在被制作时就是档案，制作者有明确的档案意识，制作目的就是为了留下明确的原始记录。形成过程较为简单、直接，只要制作出来后立即妥善保存即可。

　　2、被制作时并不是档案，制作者没有或少有档案意识，制作目的、动机不是时间上的传递，而是为了解决、处理现实中的具体问题。形成过程较复杂，往往需经过必要的技术处理程序：鉴定、立卷…

　　这2种形成过程的公式：有意、无意地制作+有意的处理保存。意——档案制作者和保存管理者的档案意识。所以档案界有“有意识地保存备查才是档案的本质特性”和“只有集中保存起来的档案才是档案”等观点。

　　简：制作时是否有意，对档案的日后管理和档案的功能、价值具有不同的效应。

　　1、有意看作的优点：为久存，制作材料较好，格式规范，留存较齐全、完整。

　　缺点：内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，易产生抑恶扬善、报喜不报忧等内容上的偏差、错误。

　　2、无意制作的优点：无意中留下真实客观的记录，较好地体现档案的原始记录性。

　　缺点：制作材料的质地不好，耐久性差，书写格式往往不规范，且留存状况不好，不易齐全完整。不利于档案的保存和日常管理使用。

　　论：准确理解档案的真实可靠性：

　　档案，尤其是它内容的真实可靠性不是绝对的，准确、客观、真实、正确是相对的不能因此全盘否定档案的真实可靠性。种种不客观、不真实、甚至伪造的档案本身也是一种历史的真实，是一种客观存在的事实。档案的真实可靠性有至少2层含义：

　　1、如档案的内容无失实、歪曲、作伪之处，对同一历史事实均有记载的各种信息中它就是最真实、可靠的。因为档案是直接的原始记录，是第一手的原生信息。

　　2、如有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，其不实之客观事实，也恰是由档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的。档案只要其自身存在，就没有“假”的，“假”的也是“真”的。

　　简：档案与信息的关系：

　　逻辑上是种、属概念的关系。

　　档案是一种最真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息。从根本上体现着信息的确定性与可靠性。而信息理论认为：信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值。所谓“错误、混乱或不可靠的信息还不如没有信息

　　人类社会对信息的依赖、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的要求程度也就越高。从信息理论的角度看，档案是一种最重要的信息，是信息之根——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。

　　简：档案与文献的关系：

　　文献一般指前人留下来的历史文化价值较高，内容较系统完整的信息记录。二者的区别：

　　1、本质即核心含义不同：这是根本的区别。档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不论是否为原始记录。

　　2、文献注重历史文化价值，档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值。

　　3、文献内容一般较系统、完整，而档案则包括大量的片段性零星记录在内。

　　简：档案与文书的关系：

　　两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系，但不能混为一谈。区别如下：

　　1、档案的实存形态不仅是过去的文书，还包括大量非文书类的原始性记录物。文书只是原始记录性强、查考价值高且文书处理程序完毕者才能转化为档案。

　　2、二者的概念内涵，尤其是本质不同。文书虽有原始记录性，但原始记录性并非文书的本质所在，也不是人们制作使用文书的根本目的与追求。它本质上是人们处理、解决现时性具体事务、问题的信息传递工具，主要是空间的传播。档案的本质则是已往社会实践的原始记录物，主要是在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。

　　简：档案与图书的关系：

　　区别：

　　1、本质不同：档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。

　　2、社会功能不同。这是由其不同的本质所决定的。档案是历史的原始记录，可供查考…解决实际问题、研究历史。人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。

　　3、内容上的交叉重合部分特点也不同，档案中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段，图书内容中虽也有对历史事实的记载，但这种记载却不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。

　　简：档案与资料的关系：

　　资料是现实中与档案关系最密切的概念(事物)。其外延有大面积重合，资料的外延>档案。但内涵有别：资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。档案没有资料那样的相对性与动态性，档案可作为资料使用，资料却不能作为档案看待并使用。

　　简：档案与文物的本质联系：二者在内涵上是最为接近的概念(事物)。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品。在逻辑上二者的内涵有部分交叉重合。档案，尤其是重要的档案，因其既有原始记录作用，又有突出的历史文化作用，可视为文物，并作为文物收藏。但绝大部分文物却不能成为档案。文物所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的。内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。档案中的“实物档案”确立的标准也是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。另一必要条件是技术上的可存性

　　第三节 档案的种类

　　选：档案和种类是人们对档案进行分类认识的结果。

　　选：一般认为，档案分类涉及三个层面：

　　1、对档案的认识性或概念分类 ，即对档案的种类认识；

　　2、档案实体的管理性分类或实体分类；

　　3、档案内容信息的管理性分类或信息分类、检索分类。按内容分类

　　名：公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。

　　名：私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。

　　名：公共档案或官府档案：国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。

　　公有私有指所有权

　　简：公务档案与私人档案的作用

　　这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属所有权问题。公务档案是指法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公务档案归“公家”所有；私人档案归“私人”所有。

　　公有档案的概念≥公务档案；私有档案的概念≥私人档案。

　　公务档案与私人档案的概念有一个蹭地带不好处理：私有组织(企业或事业单位)的档案窨应算是公务档案还是私人档案。公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案似乎更准确些，而国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案，指官府档案。

　　名：历史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用的档案。

　　名：现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。

　　简：历史档案与现行档案的区别与联系：

　　这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。档案不仅有现实作用，而且还有精神文化作用；人们保存档案，不仅是物质生活的需要，同时也是精神文化生活的需要。即档案形成之后，先有现实作用，后有精神文化作用。或者说，先以现实作用为主，后以精神文化作用为主。决定档案是否保存的理论标准也应该是两条：现实查考价值和历史文化价值。

　　简：文书档案、科技档案与专门档案的概念：

　　这是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念，但这不是一次划分的结果，而是人们自然而然地逐渐形成的三个概念。

　　文书档案实际上是指行政管理档案。

　　科技档案：不是人类自我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。

　　专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计夫事、诉讼等档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。

　　简：建国前后档案的分类：

　　我国档案界普遍使用的一种“官方”分法所形成的三个档案种类概念。即我国档案行政管理机关从行政管理角度将归国家所有的全部档案划分成三种档案类型：

　　1、建国后的——中华人民共和国时期档案：49.10.1以后在中国形成的归国家所有的档案。

　　2、革命历史档案或革命政权档案：49.10.1以前由党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。

　　3、旧政权档案：49.10.1以前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

　　选：新型载体档案或声像、音像档案：非纸质或非文字形式的档案。

　　选：电子档案：计算机生成并主要中计算机中使用的档案文件。

　　第二章 档案的源流

　　简：关于档案起源的各种观点：

　　关于档案起源的诸多不同观点，归纳起来大致有种：

　　1、认为文字是产生档案的必要条件。自从人类发明了文字，就开始用文字记录社会活动，并将这些记录保存下来，成为档案，即文字说。

　　2、认为文字和国家的出现是产生档案缺一不可的条件。国家需要有文字记录作为管理国家和交际的工具，于是产生了文书，保存起来便形成了档案，即国家说。

　　3、认为以原始记事方法形成的记录就是档案，如结绳、刻契、编贝、结珠等，即结绳刻契说。

　　结绳和刻契还不是一般意义上的档案，历史学家、语言学家抒依靠此类原始记事方法记忆的时代称为“助记忆时代”，即档案的萌芽期。

　　选：甲骨文是商王朝使用的一种文书。

　　简：文字和国家对于档案产生的作用：

　　档案是人类历史发展到一定阶段的产物。它的形成经历了一个相当长的历史过程。它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，而文字的出现又为文书记录提供了工具。随着国家的出现和社会的继续发展，逐渐形成了比较有条理的文书，进而保存积累成较有系统的档案。总之，档案是有史以来最早的文字信息记录，是社会发展中的第一代文献。

　　选：中国对文书和档案最早的称呼，按现有资料来说，叫做典、册。

　　选：金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。

　　简：郭沫若《周代彝铭进化观》比喻彝铭的4个阶段：

　　1、铸器之意本在实用，兼或施之以铭。

　　2、文化递进，器铭加详。

　　3、书史之性质变而文饰。

　　4、铭辞之书与文饿性质俱失，“物勒工名”。

　　选：秦汉以后，石刻碑碣大量出现。

　　选：金石档案：铁卷、金册等一些金属载体形式的档案。

　　选：自商周直至东晋时期，特别是从周代到汉代1000余年之间，多用竹片和木板撰写文书与保存档案。

　　选：20世纪30年代在西北居延汉代烽燧遗址中发现1万余枚汉简，称为居延汉简。殷墟甲骨、居延汉简、敦煌遗书、清朝大内档案、长沙吴简被学者称为20世纪以来档案五大发现。

　　选：古代人们对文书和档案这两个妗基本上是不分的。

　　选：缣jian帛bo作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。

　　选：甲骨文以及有些钟鼎文、石刻、简牍、帛书、铁券、金册等是发明纸张前的档案。

　　选：档案古称文书、案卷、文案、案牍等。

　　名：音像档案或声像或视听档案：机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案。

　　选：与纸质档案相比，音像档案具有更强的直观性。

　　名：电子文件：20世纪中期以后出现的新名词，是伴随计算机技术的发展产生的一种新型文件。早称机读文件、数字文件，近年逐渐被电子文件所取代。

　　选：电子文件的特点：

　　1、用计算机生成和读取。

　　2、用数字代码记录信息。

　　3、要符合文件的要求。

　　选：在国外学者的著述中，较多使用的是电子文件，但也有少数人使用具有档案性质的电子文件或电子档案的提法。

　　简：电子文件：

　　作为现代信息技术的伴生物，具有与传统纸质文件完全不同的特征。其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。

　　选：人类社会文明进步不仅反映在档案的内容上，而且表现在档案的载体、形态等外在特征上。

　　选：档案一词出自明末清初。

　　简：档案的词源：

　　据现有材料分析，档案一词出自明末清初。大约成书于康熙46年即1707年杨宾的《柳边纪略》中有最早对档案一词的说明。

　　从语义学方面来研究，中国使用的档案一词也很可取。档在《康熙字典》中解为横木杠档，就是木架杠格的意思，案在《说文解字》中释作“几属。而且抒放置档案的架子称为档架，抒一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。它的科学定义是这一直义的深化和发展。

　　第三章 档案的价值与作用

　　简：档案的价值与作用：

　　档案生命力的根基在于档案自身所特有的价值和作用。

　　档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是利用者与客体之间的关系范畴。档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前提。文件情报的内在性质是价值的客观前提，而对文件有兴趣有需求的需要者是价值的主观前提，两者都不能单独决定文件的价值。

　　档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。

　　选：档案生命力的根基在于档案自身所特有的价值和作用。

　　选：档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。

　　选：价值一般是指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定。

　　选：对档案价值与作用的研究，需要从主体和客体的统一性，从抽象和具体的不同层面来把握。

　　选：档案价值基于哲学价值概念，是指从各种具体的价值形态和价值现象中抽象、概括出来的一般的、普遍的价值。

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