虚拟办公室

　　地点：市场部mimic office

　　时间：10分钟下午茶时间

　　人物：

　　吴清，市场部主管，男，33岁

　　Killy，产品经理，男，29岁

　　豆芽，员工，男，25岁

　　小咨，媒体经理，女，30岁

　　林子子，主管助理，女，23岁

　　情节介绍：吴清最近的情绪不佳，总是抱怨没有时间完成更多的工作。Killy无心问他：“有什么可以消遣的啊！”“消遣？就知道消遣，还有闲心消遣，工作都做完了吗？”吴清没头没脸的一顿数落，让Killy很是挂不住脸。身为助理的林子子，这回真有点着急，开始一本正经地琢磨起时间管理来。几天下来，小有成果。遂决定利用下午茶时间，给吴清一个惊喜。

　　林子子一本正经地指出了吴清的症结：“我觉得，吴sir，您经常会抱怨时间不够使，是因为您没能很好地管理时间。经过我几天来的研究发现，时间尽管只能有那么多，但如果能很好地管理时间，就会比别人做更多的事，更轻松地工作，更轻松地享受。”吴清对这个小助理的话先是一愣，后又表示出极大的兴趣，以鼓励的神情激发着她继续说下去。

　　林子子受到鼓舞，更加流利地述说起她几天来的研究成果：“专家认为缺乏时间管理的人容易感到灰心、愤怒和焦虑，没有多大成就感，不能真正享受生活。相反，时间管理良好的人完成的事项比别人多，生活比较轻松。他们均享有开心、丰盛及欢乐的人生，周遭的人也因而受惠，乐意与他们相处。而一份由英国WFD顾问公司及《Management Today》杂志所进行的问卷调查中指出，在5500个被访经理中，有超过1/4的被访者一周工作超过51小时，而不得不将工作带回家处理。这样，回家与在办公室都做着同样的事，而导致‘今夜不回家’的经理越来越多。”

　　“很对，很对，但怎样才能解决这些问题呢？”深受其害的Killy此时有点替吴清及不可待。

　　管理者，将日常工作分放四个象限

　　林子子不紧不慢，总结着：其实，身为管理者，不但要管好自己，还要使整个部门或公司“轻装上阵”。所以，管理者首先要有疑问精神，要经常问自己3个问题：我和我的下属正在做的事情，有没有一些是根本无需做的呢？是不是一定要有人做这些事呢？我所做的事中，有没有一些是可以由其他人来做的呢？

　　第二，也许大家都深有体会，公司里种类繁多的表格让人“心力交瘁”。身为管理者，不妨试着简化表格：重新检讨公司的各种表格，认真考虑有没有一些资料根本是无必要填写的。如果真的没有必要，就应毫不犹豫地撕毁掉，连带着电子文本。

　　最重要的是，有时间管理学家将时间管理分为4代，而第4代时间管理：其核心就是“重要性”和“迫切性”，而基本原则就是管理人要懂得区别事情的“重要性”和“迫切性”。而后，试着将日常工作活动分成4个象限，涵盖所有的时间安排：

　　第一象限：急迫又重要。当中包含一些急需完成的重要事件或设有最后期限的会议或工作等；第二象限：重要但不急迫。处于这个象限的事情，往往具有长期性，如工作的长远规划、对“问题”员工的帮助等等。不晓得重视这个象限问题的管理者，无形中会把问题转化到第一象限，而扩大了第一象限。倘若工作的长期规划不完善，会变成短期的压力；员工的问题长期不解决，就会令今天的工作有更多急待解决的问题；第三象限：急迫而不重要。事情看似紧急，但并非最重要，只是我们错觉以为“重要”；第四象限：既不急迫又不重要。“鸡毛蒜皮”都可以拨入这个象限之内。

　　“所以，吴sir，您肯定是常常身处第一象限，但却又被第三象限、第四象限的事情所拖累着。而你要有效提升自己的效率，减少工作的压力，就必须着手扩大第二象限。”林子子有理有据地总结着，吴清的表情恨不能抓起笔来记下两条。相信，他一定会私底下再来找林子子“讨教”一二的。

　　员工：见缝就得插针

　　豆芽也扣得津津有味，急急问道：“我也总觉得时间不够，一天忙到晚，却总有好多事来不及做，那我这类基层员工该怎么办？”“这个，我也想知道。所以，我在聊天室里发了贴子，请求大家来个脑汁震荡。别说，网友们还真出了不少好主意呢？”林子子很得意，不知是为自己的聪明，还是为网络的便捷。

　　“快说说！”小咨也来了精神。林子子说：“小伎俩有很多：时间就像牙膏，你得挤。用等人、等车及等待到达目的地的时间来看书、写字、听音乐、酝酿和计划未来；不要浪费看电视的时间，可以一边看一边做些小事情。例如擦鞋、缝扣子、拆信、做健身等等；若有重要工作急需完成便应远离同事，独自在一角静静工作。不能既想工作又舍不得与同事的“闲聊”；如果你总是比预计的慢半拍，就把表拨快5分钟，你慢慢会发现这会让你做事从容很多。而大方针也不少：列单，首先把要做的事项一一记下，并要习惯成自然。如果你记性不太好，最好即想即记。电子记事本也许是个好“助手”，不是说呼机、手机、商务通一个都不能少吗？当然，要看你的财政收支是否良好；排序：根据列好的清单分门别类，再依据重要性排列次序，及想清楚每一项该怎样处理；删除：完成排序后，看看排在最后的事情是否必要，如无必要，删之。”

　　“试试吧！”林子子发出了意味深长的号召。(赵严)