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点醒开会“拖拉机”的7种Office武器

http://www.sina.com.cn 2003/01/03 13:57  申江服务导报

  老板发火了。

  去年最后一次开会,依旧有那么多人迟到,而且迟到者都是新进公司的员工,害得一班“老同志”干等许久。有“老同志”说:“我们刚参加工作那会儿,不要说开会迟到,就是去传达室拿报纸,也是不敢迟到的。”

  老板当即表示,今后要对开会迟到者作严肃处理。有次和人聊天,发现这样的现象其实每个公司都有,而且,各公司都还有一套将开会“拖拉机”变成准点守时的“小火车”的秘诀呢。

  定两张时间表

  涂小姐 管理顾问

  开会最怕有人姗姗来迟,而且,爱迟到的人,总是固定的那几位。过去,我也尝试过罚款的方式,但一点效果都没有,后来我用了“零时间差”和“零荣誉差”的管理方式,不敢说杜绝了迟到现象,起码是有所改善。

  所谓“零时间差”,就是针对爱迟到的人,预测他们会迟到多少时间,然后将他们的开会时间提前;而“零荣誉差”,就是由会议的组织者决定,是否允许哪些人迟到,可以容许的迟到时间是多长。

  不过,这种方法只是短期适用,尤其是“零时间差”,时间长了,那些爱迟到的人总会发现其中的奥秘,自动将开会时间往后拖。到时候,总不见得把时间的提前量加倍吧。

  月底总算账

  许小姐 文员

  许多公司每逢开会,文员都忙得四脚朝天———光是复印、装订资料,就要花费一整天功夫。我们公司不这样,每次都有人打义务工。哪会有人这么好心肯帮忙,谁让他们迟到太多嘞———每个月,我们都会统计开会迟到记录,迟到次数最多的那个人,在下一个月里就要负责开会前的准备工作及会后的收尾工作,除了准备资料外,做会议记录、准备茶水甚至清理烟头纸屑等一切七七八八、大大小小的活,全归这个人管。自己的活儿?加班呗!要是下个月没人迟到怎么办?还得劳烦他继续打义务工。一举两得,也杜绝了统计出勤时的“徇私舞弊”。

  当场交罚款

  郝小姐 公司财务

  我们老板的铁腕政策,效果立竿见影———今年5月,我们制定出“会议出席管理规范”,其中有一条:第一次迟到,罚款50元;第二次迟到,罚款100元;第三次罚款200元;累犯还要加倍。若迟到者的级别在副主管以上,迟到罚款的数额是员工的2倍。若是会议主持人迟到,罚款金额是参加会议的人数乘以50元。罚款当场交纳,充当员工福利基金。开会迟到现象,从此几乎绝迹。

  迟到理由要核对

  叶小姐 公司秘书

  我们公司对开会迟到的人,一不罚款,二不罚站。我们允许迟到———谁能保证从不头疼脑热、不遇到撞车堵车的,一次迟到都不允许,也太不近人情了。但迟到的理由必须真实,而且会后公司会对迟到者申报的迟到原因做调查,一经发现虚报,扣除当月所有奖金。

  第一次执行时才好笑。那天开例会,小A睡眼惺忪地冲到会议室,老板“关怀”了她一下:怎么啦?她想都没想,随口说道,去某客户公司了。会开完,一个电话打到那家公司,对方说没见她来过,一张“谎报单”填上去,当月奖金扣了个精光。

  见识到其中厉害了,第二次居然还有人说谎。小B的理由是出租车出故障,抛锚了。老板让那人提供所乘坐出租车的发票,他先是说没拿发票,后又说坐的哪家公司的车也忘了,最后,终于承认自己是说谎了。也是扣了一个月奖金。没过多久,借着公司大调整,那两位谎报者被炒了。从此,开会准时率大大提高。

  站在楼梯间里开会

  朱先生 部门经理

  在我们公司的楼梯间里,经常能看到一群人拿着本子站在那里开会。我们叫“开战斗会”。“战斗会”的好处是不仅能缩短开会时间,更有助于防止迟到———我们规定,有一个人没到,会议不得开始,而与会者也不能回办公室坐着等开会,一定得集体站在楼梯间里等那个迟到的人。

  哪里还有人敢迟到———迟到1分钟,就是害各位同仁多站1分钟。

  对了,还要补充一条,我们开战斗会对“站姿”也是有规定的,不许靠着任何物体。站着等人有多难受,迟到的人不被大家“修理”才怪!这一招“发动群众斗群众”果然有效,从此,我们这里开会,迟到不会超过3分钟,开会更不超过15分钟。

  猜出来了吧,没错,我们是家日本公司。

  迟到几分钟,罚站几分钟

  王先生 IT公司

  在我们公司的各项纪律中,有一条“开会迟到惩罚”制度。不管大会小会,只要会议一开始,无论什么原因的迟到(除事先请假批准者)都要罚站、罚款加通报批评。迟到几分钟,罚站几分钟,一个人罚站,大家都得停下会议,看着他(有点像默哀)。罚站完后,还要告诉大家是哪个部门的,姓甚名谁,为什么迟到。所涉及的部门负责人也会连带受通报。

  规则一公布,一部分爱迟到的人觉得太苛刻,那些准时进场的人拍手叫好,大家都等着看谁是第一个“冲头”。谁知,第一次开会,公司的一名董事撞在枪口上,迟到了。总经理抓着头皮为难了半天,终于开口:“你现在在这儿站1分钟,今天晚上我到你家给你站5分钟。”事后,总经理说,董事站出一身汗,他在底下坐着,也是一身汗。

  第二次开会,总经理被卡在电梯面出不来,也迟到了,但他到了会场什么都没有解释,照样自觉接受罚站。

  通知开会时间有奥秘

  Kelly 杂志社主管公司秘书

  我要求下属通知开会时间时,一定要说明清楚。比如是1:15分开会,就不能通知成一点一刻,要尽可能在开会时间上加个尾数,这样会令人心生疑惑:“这个时间是不是具有什么特别意义?”因而产生极高的兴致,会议就能准时开始。

  如果还是有人迟到,那么他必须当场向大家解释他为什么迟到,还要向先到的人道歉,因为他耽误了大家的时间。

  在会议中,我也绝对不会为了迟到者重复先前讲过的内容,除了有关他们的批评。得让他们明白,会议是逾时不候的。拉下的课,别人没有义务帮你一起补。

  另类武器

  不管是罚款还是罚站,虽说能起到震慑作用,但无形中破坏了团体的和谐和团结,如何对付开会拖拉的部属,又不至于伤了面子呢?也有好招式。

  沉默式:沉默不表示消极,一个失望眼神,一声叹气,甚至一声冷笑,都会给员工无形压力,体会到上司无上的威严。

  自谦式:对于第n次开会迟到的员工,你恭敬上前:“对不起,昨天忙昏了头,忘了通知你今天有会,真是该死!”寥寥数语,管叫他恨不得找个地洞钻进去。

  放任式:对于下属的屡教不改、我行我素,索性淡然置之。如果市场部经理到时间没来开会,索性通知市场部副经理代替他出席会议。面临如此重大的威胁,保管他下次不敢迟到。(文/罗嗦)



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