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调查文秘攻略 好秘书如何当好“一人之下”?

http://www.sina.com.cn 2004/05/14 10:55  申江服务导报

  有人说当秘书好,最接近公司的“核心”,有最直接的上升通道,有人说当秘书很难当好,“伴君如伴虎”……

  文秘在大大小小的公司企业里可谓是一个普遍却略显特殊的职位。她(他)和公司的最高领导人有最直接和最频繁的接触,若其工作得力、深受老板信任并被赋予重任,往往还容易处于一种“一人之下万人之上”的地位。所以有时候文秘在公司里的作用不容小觑。在
文秘这片大职场,有些什么有趣的故事?应当在工作中注意些什么?又有哪些只可暗示不可明言的职场秘诀呢?

  

不可能的老板秘书恋

  某文化娱乐公司文秘王小姐年龄:23月薪:2000左右化妆:粉妆(受访当天黄色眼影+粉紫色唇彩)裙子长度:膝上两寸

  尽管我的职务是咨询经理助理,但实质上干的就是文秘的活。工作职责比较单一,除了接电话、处理事务外,我基本上还算是前台接待。由于公司规模比较小,各方面也就用不着很正式了。然而穿着还是要稍稍讲究的,毕竟是办公室,穿裙子是必要的。可能由于从事文化娱乐行业的关系,在我们方寸之间的办公室里,本身就是美女如云,所以感觉自己每天上班像去选美一样,生怕穿得没别人好看或者妆没化好不够漂亮,再加上这里常常有俊男美女出入,人家一进门就先见到身兼前台的我,所以自己不能打扮得太“丢脸”。

  我们这里假若要老板和秘书之间爆什么新闻,那是可能性很小的事吧。因为咨询经理常常是很晚来很早走,我们和他似乎很少有机会深入接触,通常我只是把面试者引见到他办公室,或者他有什么任务会打分机吩咐我,顶多就是我到他办公室汇报一下情况,从来也没有在其办公室内呆到10分钟以上。更何况,这位资深经理本身就熟谙了文化圈子,美女看得太多,谁还会在意身边的我们这几朵小花?

  好秘书的特质

  1、口齿清晰———秘书的工作极需用口传达讯息,口齿清晰才能把事情交代清楚。

  2、效率高———琐碎的工作特别花时间,秘书的办事效率如果不好,怎能帮到老板呢?

  3、有条理———秘书唯有把琐事杂务处理得井井有条,才能在老板需要时,随时提供资料。

  4、判断力———事有轻重缓急,秘书如果不能判断一堆信件、事件、人物的重要程度,当然就无法帮老板过滤。

  5、记忆力———老板的脑袋是没有空间容纳小事的,如果秘书也迷迷糊糊,岂不是再另聘一位“秘书的秘书”?

  6、其他———礼貌、灵活、聪明、细心、温和、忠心等,都是作为一个办公室“贤内助”的基本素质。

  

  男秘书的心路历程

  某进出口贸易和投资公司兼职秘书李先生

  我们的企业讲究精干高效,因此秘书很少。我大学毕业进这家公司是做办公室秘书的,可是工作了几年,又让我管理一些类似进出口贸易,配额许可证,交易会的事情,所以慢慢地我的身份也从文字秘书转向了其他方面。

  我认为一个好的文秘,最重要就是能理解上司的意图,他若叫你写份材料或者宣传什么的,常常只讲123点,不会说得很多。这时候就要充分体察上司的想法。其实不论在什么地方用什么方式,他一定有他自己的意见在里面,这就需要做文秘的自己体会才能写出。因对刚刚参加工作的秘书来说,这点是最难的。因为他并不了解上司,对公司的运营情况也不清楚,常常写完上司交代的几点就觉得无话可说了。因此,新手也能够做到令上司满意,诀窍在于要注意很快提高自己的业务水平。这个业务水平就在于对整个公司有一个宏观的认识,另外还有个好办法就是把老板过去的讲话稿、通知等全部看一看,最近一段时期的要重点看。做了这些功课以后,若有不明白的还可以多问问先进公司的其他秘书,这样就不难很快进入秘书状态了。(邱之盈

  杨潇慧靖华)




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