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一个SECRETARY给同行的忠告(二)

http://www.sina.com.cn 2004/07/07 16:25  新浪教育

  WESTKING:平时工作压力大吗?

  李小姐:开始干的时候都会有压力的,但过一阵子就好了。有工作压力的最主要原因是:一是在最开始阶段,工作目标不确定,至少是模糊的;二是公司对我的期望和我自身条件之间存在差距,不可能一下子就和老员工表现得一模一样呀;三是沟通不畅,我不是指语言上的,更多是文化上的,甚至社会上的,比如他们认为约定俗成的东西我就有可能不知道;四是企业制度和管理模式和国内的很不一样,适应起来还比较费劲。

  WESTKING:那你如何适应这些压力呀?

  李小姐:其实压力永远存在,就算当地背景的职员,他们也有压力。这只能自己努力去适应!比如公司的各类活动积极地去参加,还有公司的同事在休息的时候多和他们聊天。关于和西人聊天的话题,对每一个新移民来说,都是个大问题,以前,曾经有朋友建议我说:如果你觉得找不到话题,或是英语不够好,很难聊西人文化的内容的话,就和他们聊中国美食,聊唐人街和李小龙什么的,保证一聊,他们就全傻眼了。我不太赞成这种方法。我建议多聊他们感兴趣的东西,比如现在家喻户晓的电视剧“FRIENDS”,我非常喜欢看。上班的时候,我就和同事聊这个,他们也很感兴趣,有一些牵扯到本地文化情节我看不太懂,就问他们,他们非常热情的解释给我听。有时候,我自己在家也开一些小Party,作点小菜。请同事来家里玩,这样可以联络感情,也可以问一些在公司里面不合适的问题。好多朋友就是这样结识的。

  WESTKING:我知道有还另外一个TITLE 叫OFFICE CLERK,这个职位和SECRETARY 有什么不同吗?

  李小姐:它们对一般技能的要求,有很多一样的,比如协调能力,沟通能力,处理文件档案的的能力等。但是还有一些区别,SECRETARY这个职位,要求你要了解一定专业技术知识,比如:我要懂一些我们公司工程项目上的技术。律师的秘书,一定要懂法律方面的事情。OFFICE CLERK这个职位,更侧重行政方面,偏重于OFFICE的职能,对相关专业技术知识要求少。另外从职位设置上,OFFICE CLERK一般公司都有,但SECRETARY,要具有一定规模的公司才有。

  WESTKING:如果你是面试官,你通过什么来考察应聘者是否合格呢?

  李小姐:在基本技能过关的前提下,主要看她的情商。具体说是看她的性格是否随和,因为这是个和人打交道的工作,一定要能和别人友好的相处,才能做好这个工作。然后再看她的品格,是不是一个诚实的人。可以说情商比智商更重要,如果基本技能略有欠缺,可以在工作中很快补上,但情商方面的东西就不太容易改变。所以,个人的性格和适应性非常重要。

  WESTKING:你能给想成为 SECRETARY 的朋友提一些建议吗?

  李小姐:很多时候,许多朋友说看那些应聘的要求就象是给自已写的一样,为什么简历发出去了都没有消息。或者说参加了许多面试都没有被选上,这又是为什么呢?我想从简历和面试两方面谈一下自己的看法:

  首先,要请专业人士帮你看看简历是否附合这里的规范,因为国内的简历格式和这里不同。比如国内的简历要你写出出生日期等。而在这里是属于个人隐私,不用写在简历上。而且简历的纸和字体都有严格要求的,一般最好是一页,最多不要超过两页。

  接下来是面试:面试的第一印象非常重要。我的一位朋友在这里的COLLEGE读完了一个办公室管理的证书,得到了许多面试的机会,但是不知为什么却总是落选。后来,她让我帮她分析一下为什么,我对她说:有面试机会,说明简历没有问题,我问她穿什么衣服去的,她说有一次她穿了牛仔裤去,那个面试的人还问了她为什么穿牛仔裤来,她回答说:“很舒服啊”。结果面试很快结束,结果也就可想而知了。这里大多数公司只有星期五可以穿象牛仔裤这类的休闲服装的。

  面试时候要保证你有良好的精神面貌,充满信心。穿着也要合体,最好是黑色或深兰色的套装,画淡妆。有些国内买的职业装,并不适合这里办公室的风格。国内办公室里的穿着打扮和加拿大还是有一定的区别。再有,面试的时候要保持诚恳的态度,保持和面试的人的目光接触。面试结束后,要说谢谢这次面试机会等。

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