作为Pinterest公司（一家以张贴图片为基础的美国社交网站——编者注）的一名高层，范丽把不同的会议安排在每周的不同时间。星期一用来举行大型小组会议，星期二进行面对面沟通，星期三和星期四处理特别的要求或各种月度会议。
为什么要这么做？范丽希望在接受新任务时，缩短调整状态所花费的时间。“这让我在从一个会议前往另一个会议时，可以少花些时间来适应新的环境。”她说。
对范丽来说，这种策略至关重要。在这家拥有数十亿张图片的网站，几乎所有的项目日程都很紧张，所以，范丽努力让该公司旧金山总部的450多名软件工程师都能与她取得联系。她不断更新手头数十个项目的最新进度，所以每天都会安排几段不间断的沟通时间，每个月还会安排几次“什么都能问”的活动，跟员工展开交流。“我从来不希望自己变得过于忙碌，而无法针对产品、业务和职业发展进行交流。”
范丽并非个例，像她这样通过策略让每天都井井有条的人还有很多。对全世界最忙碌的一些人来说，使用安全可靠的方法来规划日程安排对提升绩效至关重要。虽然像他们这样的大忙人可能有助理、家庭帮佣和随他们调整的工作日程，但参考他们如何安排复杂的工作日程，的确可以帮助我们充分利用时间。
安排空白时段
Squarespace（美国一家网络博客平台公司——编者注）首席执行官安东尼·卡萨雷纳努力让自己每天都有超过一半的时间没有任何任务，他专门在日程中安排了一些空白时段。
这些空白时段可以用来处理紧急会议或任务，而不必因为意料之外的安排扰乱自己的节奏。为了让自己的安排有条不紊，卡萨雷纳使用了色块化设计的谷歌日程表来规划自己全天的日程。这样一来，他就能轻易看到那些急需填补的缺口。他还会给自己发送提醒邮件，然后将其添加到在线日程表里。
卡萨雷纳表示，在工作中，他会以小时为单位保证自己的状态有条不紊。值得一提的是，他并没有个人助理。
“收件箱归零”
对一些人来说，安排职场时间的难点，在于对抗各种各样的干扰因素——包括面对面的对话或电子邮件——这些因素都会传递出错误的紧迫感，从而占据你一整天的时间。
对卡萨雷纳来说，“收件箱归零”是个不错的做法——到了每天结束的时候，确保剩余的电子邮件都已经清理完成——这样自己就不必淹没在大量未读邮件中。相反，一个空空的收件箱可以帮助他更好地控制自己的日程安排。
为了让收件箱归零，卡萨雷纳会在会议或任务间隙处理电子邮件。他不会让电子邮件堆积成山，而是会每小时查看几次邮件，然后在Gmail应用中删除、回复，或者存档，以供日后跟进。
一天结束时，他会确保自己的收件箱里没有未读邮件。在处理各种任务时，他会有意识地远离手机的影响。“我不会神经质地盯着手机不放。”他说。
尽可能利用吃饭和通勤时间
对旅行网站GuestToGuest和HomeExchange的首席执行官伊曼纽尔·阿诺德来说，由于家里有3个不到7岁的孩子，所以他无法在办公室里待到很晚。
他在巴黎的办公室里管理位于美国加州和克罗地亚的团队，由于时差原因，保持有条不紊的状态显得至关重要。为了充分利用离开家的每一分钟，阿诺德放弃公共交通工具，骑车上班。他可以在骑车时利用耳机跟同事或董事会成员通话。“当你的身体处于运动状态时，就更容易展开对话。”他补充道。
阿诺德还会利用午餐和早餐时间开会。在这些正常的休息时间进行面对面的交流或电话沟通，让他得以在进入办公室后能集中精力处理重要任务。
为了在全天的工作中满怀激情，阿诺德回到家后会放慢节奏。他回家之后从来不接电话，也不查看邮件，只会做一些必做不可的事项，例如完成给董事会做的展示等。
“打了就跑”
在任务间隙留出一些沉思的时间，可以帮助eHarmony（美国一家约会网站——编者注）首席执行官格兰特·兰斯特保持一整天的注意力。
性格内向的兰斯特经常发现，连续召开的会议令人精疲力尽。他的对策是，在每天早晨留下一段独处时间，此外，在每天的会议间隙留出两段休息时间——用他的话说，这一策略的核心就是“打了就跑”。
休息时，兰斯特仍会关注工作任务，但不会跟别人交流。“我必须确保自己有20分钟安静一会儿，或者看看书。”他说。“我手里拿着纸和笔思考——我不是在消耗精力，而是在积蓄精力。”
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