(2)用途广泛。

　　(3)使用频率高。由于通知具有上述特点，所以目前它已成为现行公文种类中使用频率最高的一种公文，约占各级行政机关收发文总数的半数以上，故通知有“公文轻骑兵”之称。

　　第二节  公告  通告

　　一、公告

　　1.公告的特点

　　公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是：

　　(1)郑重性。从制发机关看，公告只限于国家权力机关、较高级别的国家行政机关以及国家授权的机构，一般的机关、团体、企事业单位不能制发公告。公告是公开告知而且是郑重宣布的，其内容必须是国内外关注的重要事项或者是法定的事项。上述两方面说明发布公告是极为郑重严肃的事，这一文种是不能随意使用的。

　　(2)周知性。公告是一种公布性公文，一般通过报刊、电台、电视等媒体告知国内外人士和有关方面。其知照范围的广泛，是其他文种所不能比拟的。

　　(3)新闻性。有相当一部分公告，是向国内外迅速及时地报道新近发生的重大事件，而且公告事项一般不起指令作用，主要是知照其事，这一点与新闻消息极为相似，所以说公告具有新闻性的特点。

　　二、通告

　　1.通告的特点

　　通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。其主要特点是：

　　(1)广泛性。主要表现在三个方面：一是使用面广，各级行政机关和企事业单位均可使用；二是涉及内容广，可用以宣布行政措施，也可用以告知社会生活中的一些具体事项；三是行文对象广，它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。

　　(2)规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制，要求告知对象支持、协助或遵照执行，所以具有法规性和约束力。自“布告”文种取消后，其原先发布约束或惩戒措施的任务已改由通告承担。

　　(3)专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，故行文中常常使用一些行业术语。

　　第三节  报告  请示  批复

　　一、报告

　　1.报告的特点

　　报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。其主要特点是：

　　(1)沟通性。沟通是现代管理活动中的一个重要环节。下情上达，可以通过会议、简报、口头汇报、书面报告等多种渠道，而呈送报告则是其中最准确、有效的方式之一。对于上级机关来说，可通过下级提交的报告获取信息，了解下情，为决策提供依据；对于发文机关来说，可以主动取得上级的指导和监督，做好工作，减少和避免失误。

　　(2)陈述性。报告是一种陈述性上行文，它以反映情况为立足点和基本点，行文时主要采用叙述和说明的表达方式。报告中对有关情况要作出分析，并提出看法，但这些都建立在陈述情况的基础之上。

　　(3)单向性。报告向上级行文，不需要任何相对应的文件，即具有单向性。在这一点上报告与请示有明显的不同：请示有双向性的特点，必须有批复与之相对应。鉴于报告有单向性的特点，因而应尽量避免使用“以上报告妥否，请批示”之类的尾语。

　　二、请示

　　1.请示的特点

　　请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要特点是：

　　(1)单一性。《办法》规定：“请示应当一文一事，一般只写一个主送机关。”这条规定强调了请示主题集中单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点，对于正确运用请示文种尤为重要。

　　(2)期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的，请示的目的是为了得到反馈，即期待上级明确表态，予以答复。批复就是专为反馈请示事项而设的文种。

　　(3)紧迫性。一般来说，请示的事项是亟待明确或急需解决的问题，时效性很强，上级机关受文后应及时研究，无论同意与否，都应尽快作出批复，不宜久拖不复。否则，便会影响下级机关正常开展工作。

　　三、批复

　　1.批复的特点

　　批复适用于答复下级机关请示事项。其主要特点是：

　　(1)针对性。批复属于答复性的下行公文，是专为请示而设置的文种。从行文对象看，其主送机关是呈报请示的下级机关；从行文内容看，只针对请示事项表明态度，发表意见，不涉及其他事项。所以，针对性是批复的主要特点。

　　(2)结论性。批复对请示的问题只作结论性的答复，不必叙述来龙去脉、前因后果，不必展开分析议论。因此，多数批复篇幅短小，有的甚至只有几句话。

　　(3)及时性。批复的写作时限要求较高。这是因为请示中要求指示、批准的事项多半是下级机关亟待解决的问题，上级机关受文后理应及时研究，迅速答复，以免误事。

　　第四节  通报  函

　　一、通报

　　1.通报的特点

　　通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。其主要特点是：

　　(1)典型性。通报对受文对象主要起感召、宣传和教育作用。无论是表彰、批评的对象或所告知的情况都应当有代表性。写通报必须选准富于教育意义的典型材料，而且应经过核实，做到确凿可靠。缺乏典型意义的事件不宜作为通报的内容。

　　(2)说理性。通报目的在于发扬正气，打击歪风邪气，指导和推动工作，于是，因果的分析、实质的揭示、意义的阐发便自然成为通报的核心与重点。与其他公文相比较，议论分析是通报的显著特色之一。

　　二、函

　　1.函的特点

　　函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。其主要特点是：

　　(1)多向性。在行文方向上，函以平行为主，即用于不相隶属机关之间，其中包括平行机关。但是，它有时也可用于上行或下行文。

　　(2)灵活性。作为公务信件的函，任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。

　　(3)有效性。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有法定效力。

　　第三章  公文处理

　　公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，包括发文办理、收文办理、公文传递、公文归档、公文管理等环节。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第一节  公文的发文办理

　　发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。其中按工作性质可以分为制文和制发两个阶段。制文阶段包括文件的拟稿、审核、复核和签发等，它标志着开始进入发文办理阶段，也就是文秘部门制成文件雏形的过程；文件的制发阶段包括文件的缮印、校对、用印、装封和传递等，这一阶段是在拟成文稿的基础上进行的。

　　一、草拟与会签

　　1.草拟

　　草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。这是一项政策性、思想性和业务性都很强的工作。与公文处理的其他环节相比，拟稿的工作内容较复杂，所花费的时间、精力相对较多。文稿写得好坏，撰拟质量的高低，直接关系到机关能否准确、及时地传递政令，处理公务，沟通情况。

　　2.会签

　　会签也称会稿，是持草拟的公文与有关部门会商审稿。所拟的公文，如内容涉及两个或两个以上机关部门的职权范围，主办单位在文稿送审前应主动与有关部门会商审定，共同签发。会稿是为了保证文件质量，尊重机关职权，以便发文后能在执行中得到互相配合，更好地贯彻落实。

　　第二节  公文的收文办理

　　收文办理是指对收到的公文进行签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等过程，其中可分为收进阶段和阅办阶段两个部分。收进阶段包括文件的签收、拆封和登记，这是收文办理的开头几个环节。阅办阶段包括审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等环节，这一阶段是对收进文件的进一步处理，其中承办是重点环节。

　　一、签收与登记

　　签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

　　登记是对文件收受进行记录。文件登记是公文处理工作中一项重要的工作制度，登记要准确、细致，手续要简便、有效，以便管理、查找、统计和催办。登记的形式主要有薄式、卡片式和联单式三种。

　　第三节  办毕公文的处理

　　一、办毕公文处理的主要活动

　　办毕公文处理的内容主要包括：清理与清退、利用与保管、立卷与归档等工作。

　　三、公文的保管

　　不同的公文有不同的保管方式，保管条件也有严格要求。文件的保管要有专人负责。通常文书人员收回文件后，应负责文件的安全保管。存放文件的橱、柜、抽屉等设备应坚固耐用，存放文件的地点应安全合理，如机要室要有铁门、铁栅等安全设施。秘密文件必须存放在有数字密码锁等保密设施的文件橱柜里。文书人员应经常留意检查保密设施，平时使用完毕的秘密文件，不能随手乱放，应及时放进橱柜内并加锁。文件保管还应注意防止各种不利于文件物质安全的因素对文件本身造成的影响，如文件应避免长时间在阳光下曝晒，还应注意防尘、防火、防各种化学制剂对文件的损害。处理文件时，注意不要让茶水、墨水等泼洒在文件上。还应坚持分门别类地存放和保管文件。尤其是办理完毕收回的文件，应根据预先拟写的立卷类目及时归入相应的卷夹。因此，文件的保管应该坚持按立卷类目、平时归卷、正式立卷、按期归档的工作步骤和方法来进行。

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