二、公文知识

　　1.公文基础知识

　　(1)公文的概念

　　公文是公务文书的简称，指在公务活动中按一定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文有广义与狭义之分。广义的公文，指范围包括法定公文、专用公文和事务文书；狭义的公文，仅指法定公文和专用公文。

　　法定公文又称通用公文，是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的，具有法定效力和规范体式的公文。

　　专用公文，是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。

　　事务文书又称业务文书或日用文书，是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称，如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。

　　(2)公文的特点

　　公文作为一种特定的文书材料，具有特定的功能，因而也就具有自己的特点。公文的主要特点可以归纳为三个方面，即法定作者、法定效力和特定体式。

　　(3)公文的主要类别

　　①按适用范围分类，将公文分为15类：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

　　②按公文来源分类，可分为收文和发文两种。

　　③按行文方向分类，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。

　　④按性质作用分类，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。

　　⑤按保密程度分类

　　保密公文是指涉及党和国家机密内容，需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度，保密公文分为绝密公文、机密公文、秘密公文三种。

　　⑥按办文时限要求分类，分为特急件、加急件和平件。

　　(4)公文格式

　　《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

　　(5)公文的行文关系

　　行文关系就是机关之间公文的授受关系，它是依据机关组织体系和职权范围来确定的，通常分为隶属关系、业务指导关系、平行关系、不相隶属关系四种。

　　(6)公文的行文规则：

　　①注重实效；②按职权范围行文；③按隶属关系行文；④一般应逐级行文；⑤正确认定主送机关与抄送机关；⑥联合行文必须是同级机关。

　　2.常用法定公文写作

　　(1)决定。决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　(2)通知。通知按内容和用途，可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知四类。

　　(3)意见。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，是党政机关普遍使用的文种。无论单位大小、级别高低，都可以制发意见。从行文方向看，意见既可下行、也可上行和平行。

　　(4)公告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是郑重性、周知性和新闻性。

　　(5)通告。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。其主要特点是广泛性、规定性和专业性。

　　(6)报告。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。其主要特点是沟通性、陈述性和单向性。报告的类别按写作时间，可分为定期报告和不定期报告。按内容性质，可分为工作报告、情况报告、答复报告和随文报告。

　　(7)请示。请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要特点是单一性、期复性和紧迫性。

　　(8)批复。批复适用于答复下级机关请示事项。其主要特点是针对性、结论性和及时性。

　　(9)通报。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。其主要特点是典型性和说理性。

　　(10)函。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。其主要特点是多向性、灵活性和有效性。

　　3.公文处理

　　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　(1)草拟与会签

　　草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。

　　会签也称会稿，是持草拟的公文与有关部门会商审稿。所拟的公文，如内容涉及两个或两个以上机关部门的职权范围，主办单位在文稿送审前应主动与有关部门会商审定，共同签发。会稿是为了保证文件质量，尊重机关职权，以便发文后能在执行中得到互相配合，更好地贯彻落实。

　　(2)审核与签发

　　审核又称核稿，即在撰拟的文稿送交领导签发之前，对其所作的全面检查和修改。审核是对文件内容、表述和体式等方面所作的全面审改，是关系到文件质量的关键环节。

　　签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。签发是制文阶段的最后决定性环节。文稿经机关负责人签发后，稿本的性质有了质的改变，由原来的草稿变成了定稿。定稿是正式生效的稿本，发文机关就依据定稿印制正式文件。签发环节是机关领导人行使领导职权的一种具体表现。

　　(3)收文办理与发文办理

　　收文办理是指对收到的公文进行签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等过程，其中可分为收进阶段和阅办阶段两个部分。收进阶段包括文件的签收和登记，这是收文办理的开头几个环节。阅办阶段包括初审、承办、传阅、催办、答复等环节，这一阶段是对收进文件的进一步处理，其中承办是重点环节。

　　发文办理主要程序有复核、登记、印制、核发。

　　(4)公文归档

　　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

　　(5)公文的保管

　　党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

　　(6)公文的清退

　　公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　　涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

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