第十章 应用文体

　　1、写好书信的基本要求是什么？

　　答：写好书信的基本要求是：

　　思想明确。写信是和别人沟通思想，交流信息，商量事情，协调行动，只有意向明确，态度诚恳，才能使别人易于理解自己，信任自己。专用书信也要意向鲜明，情词恳切，力戒态度暧昧、言不由衷的浮词套语。

　　叙述清楚。写信时所述事情都要清楚明白，切不可转弯抹角，写得晦涩难懂。专用书信更应叙说明白。交待清楚，让对方能充分了解，便于做出决定。

　　内容具体。各类书信在叙述事情、提出要求、回答问题时，一定要写得具体、确切，尽可能详尽。一些条款式的专用书信，有几条写几条，也要具体、明确。

　　语言得体。写信所用语言、语气要视不同的对象、用途和内容而异。

　　2、专用书信和一般书信有何区别？

　　答：专用书信和一般书信的区别是：

　　(1)专用书信常有标明性质的标题，有的还在标题前加上标题内容的修饰语。一般书信没有标题。

　　(2)专用书信的收信人的称谓可写在开头第一行，也有的写在正文之后另起一行顶格，还有的写在正文中。一般书信的收信人的称谓均写在开头第一行。

　　(3)不少专用书信，为表示慎重，要在具名处加盖公章。一般书信除单位写的外，一般不必用章。

　　3、我国行政公文有哪几类几种？

　　按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月21日修订、1994年1月1日起施行的我国行政公文有十二类十三种，即：命令(令)，议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。

　　4、简述行政公文写作的基本格式。

　　答：可将行政公文格式的各组成要素分为公文的文头、行文、文尾三部分。

　　文头部分：公文文头也称版头。这一部分包括公文格式代码、份号、秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号、签发人等，位于公文首页上端。

　　公文格式代码，又称文件检索代码，是公文分类的标记，由九位阿拉伯数码组成，标注在公文首页版头左上角，作为公文自动化检索用。

　　份号即公文编号，是指一份具体文件在该文件总印数中的顺序编号，位于版头左上角、公文格式代码下方，一般由六位阿拉伯数字码组成，数字不足规定数时，前面用“0”补齐。

　　秘密等级，即公文的保密级别，分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。位于文件版头左上角份号下方。还应在信封上标明。

　　紧急程度，分“特急”、“急件”两等，写在文件左上角，秘密等级下方；还应在信封上标明。

　　文件名称，即公文名称。由制定文件的机关名称加上“文件”两字组成，机关名称要用全称或规范化简称，一般用套红的大号长宋体字印在首页顶端中间。

　　发文写号，是由发文机关编排的文件代号，位于文件名称的正下居中，包括机关代字、年份、序号三部分；无版头的公文，其发文字号位于标题的右下方。

　　签发人，指核准并签发文稿的机关负责人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。标注时，将发文字号从居中位置移向左侧，右侧书写签发人，并签上姓名。

　　在发文字号下面，标题上面还有一条间隔横线，这是把文头部分与行文部分分隔开来的一条红线。行政文件就标一条红色横线，党的文件在红色横线中间醒目的印有一颗红五角星。

　　行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。

　　标题，位于间隔横线正下方居中，主送机关之上，字体大于正文，小于文件名称。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

　　主承送机关，也即是收文、受文机关，是公文主要接收和承办的机关，顶格写在标题与正文之间一行的左侧，并加上冒号。

　　正文，是文件的主题和核心部分，位于主送机关的下一行，首句空两格写。一般分为开头、主体和结尾三部分。

　　附件，是正文的有机组成部分，可分为两类：一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后，在正文与发文机关或成文时间之间的左侧空两格写上“附件”或“附”字样，后加冒号，再注明附件顺序和名称。另一类是借助公文(如命令、通知、报告等)颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转(或转发)的文件，直接附印在正文后面。

　　发文机关，是公文的法定作者，位于正文或附件的右下方，同正文和附件之间应有一定的间隙，以便用印；最末一个字也不要与正文中各行右边最后一个字并齐，一般以缩回四五个字为宜，以求错落有致。

　　成文时间，指文件形成的时间，写在发文机关的下一行，稍向右错开，最末一个字也不要与各行右边最后一个字并齐，一般以缩回两三字为宜；没有具名发文机关的，成文时间写在正文的右下方。

　　印章，是公文正式成文的标志，要端正、清晰地盖在发文机关和发文时间上，上不压正文，下要骑年盖月。

　　附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项，位于成文时间的左下方，加圆括号。

　　文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。

　　主题词，是提示公文内容、性质、隶属关系的高度概括的规范词，由名词或名词性词组组成。位于文尾部分上端，左侧顶格先写“主题词”三字，并加冒号，后从左至右依次排数个名词或名词性词组，词与词之间空一个字的位置。

　　抄送机关，位于主题词下方、印发标记上方，用黑线隔开，左侧空一个字先写“抄送”两字，并加冒号，再写明抄送的机关。

　　印发标记，即印发说明，是指文件情况的说明记载，包括文件印发单位名称、印发日期和印发份数，位于主题词或抄送机关下方，黑线隔开。印发机关、印发日期写在同一行靠左右两端，行首、行尾各空一个字，上下各划一条黑线，黑线右下方写上印发总数，并加圆括号。

　　5、简述调查报告的写作要求。

　　调查报告的写作要求是：

　　深入调查，充分地掌握材料。调查研究是写好调查报告的基础、前提和先决条件。调查研究所用的时间，一般说来要比写作的时间多。掌握材料要充分全面，直接的、间接的，历史的、现实的、点上的、面上的，赞成的、反对的，都要了解掌握，典型事例、统计数字，正面的成功经验、反面的失败教训都要听取占有。同时还要讲究调查方法和调查技术。除了开调查会、个别交谈等传统方式外，更要积极运用抽象调查法、民意测验法、专家论证法等现代调查方法以及电子计算机技术。

　　认真研究，科学的分析材料。调查的目的是为了研究问题，得出科学的结论。因此，对于得来的材料要进行科学分析、综合研究，去粗存精、去伪存真，鉴别真伪，使其科学化、系统化。进行分析研究，在思想上必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，坚持党的四项基本原则。正确的指导思想保证了分析研究的正确与敏锐。

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