通知是传达信息、布置工作、召开会议所使用的一种常见应用文体。它的内容和表达方式有别于其它文体，其语言重在实用，力求简明、准确、朴实。写好一份通知，需要掌握下面三点：

　　一、通知的形式

　　通知有多种分类。从形式上可分为书面通知(written notice)和口头通知(announcement)。书面通知强调语句简练，用词贴切、用语书面化；而口头通知比较灵活简练，用词表达可随便些，较为口语化。

　　二、通知的结构

　　通知一般由标题、正文和结尾三部分组成。标题部分包括常用标题语和发出通知的单位名称；正文包括事情、通知对象、要求、时间(有时还包括地点)等。结尾部分主要包括发通知的具体日期。英文通知的格式一般是将NOTICE或Notice写在通知正文上面一行的正中间。发出通知的单位名称可以写在NOTICE上面，也可以写在通知正文的右下角；发通知的日期一般写在通知正文的右下角。书面通知的格式如图所示：

　　NOTICE正文发通知单位(如The School Student's Union 校学生会)通知日期(如 February 21 2004)

　　三、通知的书写

　　1.发出通知的单位和对象在一般情况下用第三人称；如以书信形式发出的通知，由于信中使用了称呼，所以被通知的对象应用第二人称。

　　2.口头通知要求简洁明了、口语化，做到言简意赅。常以Boys and girls, attention, please. / Please be quiet, everybody./ Ladies and gentlemen, I have something important to tell you./Attention, please. I have an announcement to make.等作为开场白。以That's all. Thank you./ Thanks for listening!作为结束语，以示礼貌。

　　3. 书面通知常以布告形式张贴或写在布告牌、黑板上，把事情通知到有关人员等。为醒目起见，标题的每个字母可以用大写(如NOTICE)。一开头需要交代说明何事(what)、何地(where)、何时(when)、何人(who)。

　　4.在句式写法上必须注意以下几点：①尽可能用精练的文字表达明确的信息，用简单句或用短句、单句多，以避免繁杂；②通知往往着重对活动内容、对象的说明，用被动语态多，如The class meeting will be held...(班会将举行……)等等； ③通知是要求下级成员该做什么或注意什么，用祈使句多；④通知中所告之的事情大部分是未进行的，故时态用将来时态多。

　　【范文1】

　　NOTICE

　　Our class will go to the Red Star Farm to help the farmers to pick the apples tomorrow morning. We'll meet outside the school gate at 6:30 tomorrow morning and will go to the farm by bus. We'll have lunch on the farm. You'd better put on your old clothes. Please get to school on time tomorrow morning.

　　The Headmaster's Office

　　March 11th

　　【简评】这是关于明天去农场劳动的书面通知，所以大部分句子用一般将来时。这份通知从行文上看，通知的三大部分一应俱全。如标题部分是NOTICE；正文部分中的活动内容是go to the Red Star Farm, help the farmers to pick the apples; 参加的方式和要求是meet outside the school gate at 6:30 tomorrow morning，go to the farm by bus，have lunch on the farm，put on your old clothes等；参加这项活动的对象是our class，该活动的时间是March 12th；发通知的单位名称是the headmaster office；通知的时间是March 11th。

　　【范文2】

　　Attention, please. I have an announcement to make. We are going to visit the history museum this Saturday. We are going to meet at the school gate at eight in the morning. Please bring a notebook with you and make some notes. We will have a discussion about it in the class meeting next Monday. Please come on time. That's all. Thank you.

　　【简评】这是一份口头通知，介绍了这个星期六有一次参观活动，即参观历史博物馆。集合地点是学校大门口，出发时间是上午8:00。要求随身带上笔记本(notebook)并做笔记，以准备下个星期一班会课讨论(discussion)。请准时参加。

　　(文/邱世才；英语通2004年第4期；版权归英语辅导报社所有，独家网络合作伙伴新浪教育，未经许可，不得以任何形式进行转载。)