英文书信是中学英语应用文体裁的重要题材之一,也是高考书面表达的重要考点之一。英文书信分类很多,除了普通书信之外,还有交友信、求职信等。此类书信中虽然已经废弃了过去的很多陈腐词句和无聊客套,趋向通俗、简化,但是有些约定俗成的写法和格式用起来简便,所以仍在沿用。请看--

　　英文书信在信函和信封的写法与格式上有明确的要求。

　　I. 信函

　　普通英文书信的信函包括以下六个部分:

　　1)信头(the heading)--发信人的地址和时间一般在信纸的右上角。顺序是第一行写门牌号码和街道名称,第二行市(县)、省(州)名.寄往国外的还要加上国名。第三行写发信日期,次序是日、月、年或月、日、年.如果发信人的地址是机关、学校、公司等,则在地址上另加单位的名称。

　　2)信内地址(the inside address),即收信人的姓名地址。--除了在信封上写明收信人姓名、地址外,正式书信还需在信纸的左上方低于信头的地方,写收信人的姓名和地址。如果是业务信件,这一项也可以放在最后一页的左下方.如果收信者是机关、学校、公司,通常不写个人姓名,而写负责人职务名称,如The President, The Chairman, The Manager等。

　　3)称谓语或尊称语(the greeting)--对收信人的称呼,即在姓之前加上职衔和习惯用词Dear (Dear一词不一定是表示亲热)。正式的称谓语如:Dear Mr. Green, Dear Mrs. Black, Dear Miss Brown, Dear Ms. White(Ms. 用于不知是否已婚的女子姓之前)。在业务书信中,或个人写给单位的信中,或不知收信人姓名时,只称Dear Sir / Madam, 称谓语自成一行,写在第二项下,从信纸左边顶格写起,末尾用逗号或冒号。

　　4)书信正文(the body)--即信的内容。这是书信的主要部分.正文每段的第一行缩进四、五个字母.这是书信的主要部分。正文每段的第一行缩进四、五个字母.现在的事务书信也可以各行都顶格。正文应力求简洁.

　　5)结束语或结尾谦称(the closing)--包含有结束语和谦称两部分。在英文书信中,这两者有时可分,有时可合,有时可省略前者。结束语多用于交往信件,常见的有:With all good wishes, With best wishes, With kind regards, With kindest regards, All good wishes, All the best, Kind regards, Best regards等问候的话以及With kind regards to your wife, Please convey my best regards to your family等表示问候致意的句子。谦称是写信人对收信人表示尊敬的用语,具体的谦称随写信人与收信人关系的不同而异,并需要同前面的称谓语协调一致,特别是业务书信。

　　在业务书信中和对不相识的人,一般可用Yours truly, Yours faithfully(真诚的、忠实的)。

　　写给上级、长者、受尊敬的人,一般可用Yours respectfully, Yours obediently(尊敬您的、恭顺的),但现在已极少用了。

　　给熟悉的朋友、同事,可用Yours sincerely, Yours cordially(诚挚的、热诚的)。

　　结束语只占一行,与正文相隔一、二行,第一个字母大写,末尾用逗号。

　　6)签名(the signature)--写信人应在结尾谦称之下签上姓名。业务书信和较正式的个人书信要签上全名,不能只用缩略字母.如果是打字,在打好的姓名之上,仍需手写签上自己的姓名。如果写信人是女性,与收信人又不相识,通常在署名前用括号注上Miss, Ms.或Mrs.以便对方回信时知道如何称呼自己。有时还在署名之后写上自己的职称。

　　结束语和签名一般是在信的正文的右下方。近来,事务书信为了打字方便,也把这两项放在正文的左下方顶格的地方,即不缩行。

　　此外,在信的最后有时还补充一项"又及"(postscript常用缩略语P. S.),作为对正文内容的补充。有的信件还有附件(the enclosure), 在信纸的左下角注明:Encl(s)或Encl。例如:

　　Encl. Schooling Certificate附:学历证明

　　Encl. 5 Invoices附:发票五张

　　以上六项是英文书信必不可少的六个组成部分。

　　II. 信封

　　1)寄信人的姓名和地址写在信封的左上角;收信人的姓名和地址从信封中央开始写。寄信人只写姓名不加职衔;收信人姓名前则一般都加上官衔或职衔,如:President, Premier, Captain, Dr., Prof.等.对没有职衔的,常冠以Mr, Mrs, Miss, Ms等。地址顺序由小到大,先写门牌号码,再写地点,可占两三行.如有单位名称的,放在地址之前。有邮政编号的国家,要写上邮区号码(post code)。中文信封上的寄信人和收信的地址位置正好相反。下面是英文信封的一个实例:

　　2)在寄信人姓名、地址之前可加"from",表示寄自……,也可以写If not delivered, please return to... (无法投递请退回……)

　　3)如果信件寄给第三者转交收信人,则需在收信人姓名下面注明转交人姓名,并在其前面加c/o(care of).例如:

　　Miss Caroline Erwin

　　c / o Mr. William Lytton

　　威廉·李顿先生 收转

　　卡洛琳·欧文 女士

　　4)如果信件不是邮寄,而是托人代交,信封上可以不写收信人地址,只在收信人姓名之下写Kindness of, Forward by, Favour of等再写上受托人姓名。例如:

　　Mr. John Anderson

　　Kindness of Dr. Henry Albert

　　烦请阿伯特博士面交安德森先生

　　(文/李景莉； 《英语通》高二版 03~04学年度第4期；版权归英语辅导报社所有，独家网络合作伙伴新浪教育，未经许可，不得以任何形式进行转载。)