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职场警示录:菜鸟严防邮件定时炸弹

http://www.sina.com.cn   2010年03月10日 10:49   中国青年报

  现在的竹子想到当年对电子邮件的不以为然,简直想在脑袋上敲一个洞。

  彼时竹子是个热情、单纯的菜鸟,什么都写在脸上,刚进公司,乐呵呵跟着直系领导老王,成天做项目。广告公司嘛,一来二去都用电子邮件。竹子嫌麻烦,面对面说清楚就完事儿了,干吗呈送来抄送去的。

  给菜鸟们准备的教训很快来了。

  那次竹子遇到个做事很不靠谱的客户,由于对方材料不全,项目搁置,局面有点儿紧急。竹子马上给对方去电话交代情况,反复跟他说,如果在下午3点前备不齐材料,是他们的责任,会导致项目亏损一大笔钱。

  对方满口答应,说两个小时后就给回音。没想到,两小时过去了,一个上午过去了,材料还是没发来。下午她又催了一次,对方还说“马上马上”。

  结果可想而知,但让竹子惊讶的是,对方老板反而先动怒了,一个电话打到老王那儿,投诉竹子工作不力。

  “我确实打过电话了呀。”竹子满腹委屈,跑到老王办公室,揪着老王把情况和盘托出,恨不得马上去电信公司打一张话费详单来。

  看着差点儿没哭出来的竹子,老王倒是真相信这个小姑娘。可对方一口咬定竹子口说无凭,没有邮件作证据,拒绝赔偿损失。幸好老王也不是省油的灯,软的硬的轮番上,几番交火,闹剧草草收场。

  事后,竹子一边庆幸,一边跑到老王那儿,大肆感叹人心险恶。但老王一句话把她噎回去了:“你为什么不发邮件呢?”

  姜还是老的辣。对着呆若木鸡的竹子,老王趁热打铁,口授心得:下回遇到这样的人,不但要写邮件,还要写得足够详尽,事后不担责任,如果有功劳,也是我们的。

  竹子的头,点得像拨浪鼓似的。

  从此竹子越发信赖老王,大事小事都先去老王办公室讨教秘诀,俨然成了老王的小心腹。

  而且,竹子渐渐发现了邮件的好处。比如,邮件最能撒谎,面谈时表情会泄露天机,打电话难免语塞,而邮件永远不怕;邮件也很简短,再复杂的问题也可以列成要点。

  更重要的是邮件的抄送功能,简直是震慑加威胁,无比管用。

  公司常有跨部门合作,但平行部门之间的合作往往是一头热。那个每天摆出一张臭脸的推广部经理,常要和竹子合作,却从不买账,导致竹子一看见他头就大。到后来,把他名字填在收件人一栏,发出第三封邮件的那一刻,竹子甚至有硬着头皮上战场的感觉。

  第三封邮件依然石沉大海。

  竹子去老王那里抱怨,老王一个字没说,就干了一件事,把第三封邮件再发送一遍,抄送给一个人:公司CEO。

  接下来效率神速。竹子也把这一招儿当成了每次对付头疼差事的“必杀笈”。一而再,再而三不奏效:直接抄送CEO。

  直到有一天,竹子收到一封洋洋3000字的群发邮件,是某同事愤慨的控诉。他带着午饭来上班,把饭盒放在冰箱里,中午热了吃。因为公司的冰箱较小,想“占位子”就得早点儿来。结果连续好几天,他的午饭被晚来的人拿出来——就为了把自己的饭盒塞进冰箱。

  竹子仔细一看,全公司都被抄送了,第一位就是CEO。

  她不免暗笑:CEO也是不好当啊,每天看这么多被抄送来的邮件,也不知道他是什么心情。

  渐渐习惯邮件办公后,按说竹子已经不是个菜鸟了。不过,如果真有时光机,把今日的竹子送到当日,她也许才不会感到诧异、委屈和不以为然。

  当日早间,竹子熬夜写完了项目汇报,按常理不会那么急,但由于老王的直系领导,也就是公司的副总提出要看,她力争尽善尽美,核实每一个细节,不能给老王丢人。

  到填写收件人那一栏,她习惯性地填上老王,顺便抄送副总。但顿了一秒以后,她暗骂自己太笨,没考虑到职位高低,况且也是副总提出要看的,当然应该改成“发送给副总,抄送给老王”。

  竹子眼睛里还带着红血丝就去上班了,满心以为自己的敬业和专业精神会得到嘉奖,说不定要被喊到老王的办公室夸上一句:“干得好!”

  没想到,迎来的是老王阴沉的脸。他走到竹子桌边,把一份十多页的邮件打印件摔在桌上:“你自己看。”

  竹子捧起来一看,打印文件是崭新的,什么标记也没有,数据和格式看起来没什么问题。

  老王的脸色更阴沉了:“你再看看,你居然连收件人和抄送人都填错了!”然后甩脸就走。

  办公大平面里没人说话,其他格子间里的同事们,突然开始低头狂敲键盘,或者非常专注地看着电脑屏幕,好像屏幕里有金子似的,个个都努力得史无前例。竹子孤零零地站在原地,有点儿不相信渐行渐远的老王,这还是每次帮她的那个好领导吗,有必要这么讲究形式吗?

  后来,竹子才知道,就为这个“错误”,老王一早被副总喊去办公室谈了半小时,痛斥他管教不力。再后来,老王走了,竹子才知道,老王是由副总曾经的对手一手提拔上来,副总的对手离开公司后,老王总是站不到副总的“队伍”里去,两人不对付,竹子的邮件成了副总找茬儿的借口。所以,老王走后,竹子终于回过味来,“越级汇报”乃办公室大忌,副总和老王名为教训,还有那么点儿心照不宣的怒火。

  当然,现在的竹子,再也不对小小一封邮件不以为然了。

  有效沟通保留电子证据 保护隐私小心邮件泄密

  全球职业规划师 杨开

  从一个交流工具来看,E-mail在传递信息方面比口头传达能让人更好地思考和修饰语句,所以在沟通上有着先想后说的优势,也可以充当很好的记录的作用。比如,与客户沟通的记录和团队工作的备忘。

  故事中的竹子,一开始就是因为忽略了这一点,在和客户的沟通中吃了亏,从这个角度讲,哪些邮件需要保存和保存时间需要多长,都是要谨慎考虑的。

  在团队沟通方面,E-mail的群发和抄送功能,较之传统的沟通方法有着明显的优势,它可以减少很多会议,也可以将向领导汇报工作简化为一个“cc(抄送)”。当然,竹子的案例告诉我们,cc有让大家了解你的工作和监督合作方工作进度的作用,只是在群发和抄送的过程中,有些规则是一定要了解的,比如,你的群发邮件当中是否传达了消极的或有违公司政策的信息,在抄送时,抄送的范围以及谁是接收人,谁是被抄送人,都是需要搞清楚的。

  这里最典型的就是不能越级汇报,不论是使用E-mail或者是其他的沟通工具,这都是一个忌讳,这里只要把握住你的直接汇报人是谁,抄送永远给只是需要了解工作的其他人,在这个原则下,有时你甚至不需要考虑官阶的问题。

  如同传统的办公室沟通方式一样,例如公文传递、口头汇报等等,既然是沟通就必然涉及办公室政治。所以当E-mail成为交流的工具后,也不可避免地成为同事间、部门间、上下级间相互谈判、报功、讨饶、提意见和建议、取证甚至是相互指责、倾轧和陷害的载体,所以要学习的并不仅仅是所谓的E-mail使用规则,更是如何通过E-mail来玩转办公室政治。

  办公室政治表面上看起来是很复杂的事,但只要牢牢掌握沟通工具使用的基本规则,即便无功也不会有过。例如竹子,如果没有出现越级汇报的错误,也不会为上司间的矛盾点炮,沦为斗争的替罪羊。对于职场新人,这些是不可忽略的,否则就会吃亏。尽管大学里不会开设这样的课程,但这却是进入职场的必修课。

  在复杂的办公室人际当中,即使再小心也很难做到事事完美,就好像那句话说的,人在河边走怎能不湿鞋,对于竹子而言,其实她的失误只是压倒骆驼的最后一根稻草,但是她的领导恨不得让她负了全责。所以竹子也要清楚,她要承担的只是那根稻草的责任,因此不必有太多的自责和沮丧,感叹一句自己运气不好也就罢了。

  所谓人算不如天算,对于那些在办公室政治当中不慎失足的人而言,除了吸取教训不再去犯规则错误之外,也要去理清楚,哪些责任应该自己承担的,哪些是老天爷加在自己身上的,正如从生涯规划的角度来看,生涯规划不外乎三件事,我的事、你的事和老天爷的事。

  网络提供给人们一个良好的信息平台,它令世界变得更为透明与扁平,这不仅意味着人们视野更为开阔、与世界距离变得更小,也意味着个人的隐私区域也在变小,甚至存在着隐私被公开的危险。E-mail作为办公网络化的一部分,在一个公司中起着同样的作用,它一方面让信息传达更为通畅便利,另一方面也将信息的传播最大限度的公开化。

  所以,在这样的一个网络时代,你的电脑就是你的一部分,如果想保有自己的隐私,那就看好自己的电脑,这里当然包含了你的E-mail,QQ,MSN,SKPYE……就如同你讲某些电话要小心不要被别人听到一样,西西是一个还有些良心的小贼,我只能说,西西的例子也许少见,值得大家警惕。

  其实,E-mail只是一个简单的沟通工具,但是当它遇到办公室政治的时候,就变得颇为微妙和复杂,也显得并不那么容易去掌握,甚至令人头痛。这主要的原因是,当人们谈到办公室政治的时候,常会带出一副神神秘秘的样子,甚至谈虎色变,似乎办公室政治,常常令人感觉不以为然又不得不重视。

  其实,办公室里遇到的这些人,和我们在生活中遇到的任何人,甚至自己的家人都是一样的,每个人都会有自己的需求和期待,都会有直接的、间接的或是让人意想不到的表达和沟通方式,只因这些发生在办公室里,就变成了办公室政治。如果从这个角度来看,我们是不是可以用平常心去看待办公室政治以及E-mail在办公室中的使用呢。

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