第四节鉴定偏差并采取矫正措施_新浪教育

第四节鉴定偏差并采取矫正措施

http://www.sina.com.cn 2003/09/24 08:48 新浪教育

　　对实际工作成效加以衡量后，下一步就应该将衡量的结果与标准进行对比。如果有较大的偏差，则要分析造成偏差的原因并采取矫正措施；如果没有偏差，则宜首先分析控制标准是否有足够的先进性，在认定标准水平合适的情况下，将之作为成功经验予以分析总结，以用于今后的或其他方面的工作！

　　一、找出产生偏差的主要原因

　　实际上并非所有的偏差都会影响企业的最终成果，有些偏差可能是由于计划本身和执行过程中的问题造成的，而另一些偏差则可能是由于某些偶然、暂时、局部性的因素引起的，从而不一定会对组织活动的最终结果产生重要影响。因此，在采取纠偏措施之前，必须首先对反映偏差的偏差的信息进行评估和分析。

　　二、确定矫正措施实施的对象

　　在管理控制过程中，需要予以矫正的可能不仅是企业的实际活动，也包括指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准。矫正措施的实施对象可能是组织所进行的活动，也可能是衡量的标准，甚至是指导活动的计划。

　　三、选择适当的矫正措施

　　在控制措施的选择与实施的过程中，管理者需要注意的问题主要如下：

　　1、保持矫正方案的双重优化

　　2、充分考虑原有计划实施的影响

　　3、注意消除组织成员对矫正措施的疑惑

　　例1：简述纠偏方案的双重优化。

　　答：第一重优化：纠偏的的成本应小于纠偏可能带来的损失。

　　第二重优化：在第一重优化的基础上，通过对各种纠偏方案的比较，找出其中追加投入最少，成本最小，解决偏差效果最好的方案来组织实施。

　　例2：调整计划目标或控制标准的原因是什么？

　　答：(1)计划本身问题：原先的计划或标准制定得不科学，在执行中发现了问题。

　　(2)环境发生变化：由于客观环境发生了预料不到的变化，原来被认为是正确的计划不再适应新形势的需要。

　　四、有效控制的原则

　　为了使控制工作做的更加切实有效，这里对管理控制中一般需要注意的几条原则概括如下：

　　1、控制应该同计划与组织相适应：

　　(1)不同计划不同特点：控制所需信息各不相同；

　　(2)控制应当反映组织结构类型和状况，并有健全的组织结构来保证；

　　例3：控制必须由健全的组织结构来保证的含义是什么？

　　答：(1)渠道畅通：要能在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的畅通。

　　(2)责权分明：要做到责权分明，使组织结构中的每个部门、每个人都能切实担负起自己的责任。

　　2、控制应当突出重点，强调例外：

　　(1)控制要突出重点：不可能面面俱到，找出最能反映体现成果的关键因素控制；

　　(2)控制应强调例外：

　　a.着重于意外：可集中精力解决问题；b.对例外的重视程度：不仅依大小而定，要考虑实际情况；c.必须与关键问题结合起来；

　　3、控制应具有灵活性、及时性和经济性的特点：

　　(1)灵活性：控制系统能适应主客观的变化，持续地发挥作用，与计划一同变动；

　　(2)及时性：要注意信息收集和传递必须及时，才能及时纠偏，否则不起作用，甚至消极作用

　　(3)坚持适度性，注意成本：投入也大未必导致计划更顺利地实施是；

　　4、控制应具有客观性，精确性和具体性的特点：

　　客观性只是实事求是，精确性指信息无误，具体性指尽量具体说明；

　　5、控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力：

　　例4：控制工作注重培养组织成员的自我控制能力有哪些好处?

　　答：(1)有助于发挥职工积极性及创造性；

　　(2)减轻管理人员负担；减少企业控制费用的支出

　　(3)有助于提高控制的及时性和准确性；这并不意味对职工放任自流，工作目标应服从于总体目标，并有助于其实现。

　　例5：如何正确对待工作中出现的偏差？

　　答：一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差和失误并不会立即给组织带来严重的损害，然而在较长的时间里，这些小的差错就会得以积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此，要及时获取偏差信息并采取矫正措施，防止“积少成多”的误差积累，影响组织目标的实现。

　　例6：简述控制的前提条件。

　　答：(1)要有一个科学的、切实可行的计划。

　　(2)要有专司控制职能的组织机构。(3)要有反馈渠道。

　　例7：简述控制与计划的关系。

　　答：控制与计划既互相区别，又紧密联系。

　　(1)计划为控制工作提供标准，没有计划，控制也就没有依据。

　　(2)如果只编制计划，而不对其执行情况进行控制，计划目标就很难得到实现。

　　例8：制定标准应满足如何要求？

　　(1)使控制便于对各部门工作进行衡量；

　　(2)应该有利于组织目标的实现；

　　(3)应与未来发展相结合；

　　(4)尽可能体现出一致性：应是公平的应一视同仁；

　　(5)应是经过努力后可以达到；

　　(6)有一定的弹性，一定的适应性。

　　例9：管理者在衡量工作成绩的过程中应注意以下哪几个问题？

　　答：(1)通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性：找出是否有标准本身的问题；

　　(2)确定适宜的衡量频度：适当取决于控制活动的性质。确定时应考虑的主要因素：对象可能发生重大变化的时间间隔；

　　(3)建立信息反馈系统：应该建立有效的信息反馈网络，使反映实际工作情况的信息适时的传递给适当的管理人员，使之能与预定标准相比较，及时发现问题。

　　例10：管理控制工作职能对信息的要求应符合哪几个方面？

　　答：(1)信息的及时性：信息收集要求及时；信息的加工、检索和传递工作需要及时；

　　(2)信息的可靠性来源于准确：收集、传递和环节要准确；不可能完全准确；

　　(3)信息适用性：提供尽可能简便又满足要求的全部信息。

　　例11：为了获得控制信息，管理人员可以采用哪些方法？

　　答：(1)亲自观察：真实，全面，但受限制；(2)利用报表和大量的统计资料了解工作情况：省时，准确性依赖于资料；(3)召开会议，让各部门管理者汇报各自的工作的近况及遇到的问题：了解情况，利于合作。(4)抽样调查；(5)其他：从现象进行判断。

　　例12：鉴定偏差应采取纠正措施应注意哪些问题？

　　答：(1)找出偏差产生的主要原因：并非所有偏差都可能影响企业的最终成果；

　　(2)判断偏差的严重程度；(3)探寻偏差产生的主要原因；

　　例13：鉴定偏差应采取纠正措施应注意哪些问题？

　　答：纠正偏差措施的实施对象：(1)企业的实际行动；

　　(2)计划及标准本身：a.原先计划和标准制定的不科学；b.原来正确但环境发生预料不到的变化，不再适应新形登报

　　选择实施过程中应注意问题：

　　(1)使纠偏方案双重优化：第一重优化：行动的经济性优于不采取行动

　　的损失；第2重优化：通过比较，选择投入最少，效果最好的方案；

　　(2)充分考虑原先计划实施的影响：“追踪决策”—非零起点—需考虑从事计划的影响；

　　(3)注意消除组织成员对纠偏措施的疑虑：应充分考虑，消除疑虑，避免出现人为障碍。

　　《控制》知识点

　　企业员工的工作质量和数量是决定经营成果的重要因素，因此，必须使企业员工的活动符合计划和预期的结果的要求。为此，必须建立员工的工作规范，以便对他们的活动进行控制。

　　良好的控制来源于关键控制点的选择，选择关键控制点的能力也就成为判断管理人员水平的一个标准。

　　管理控制首先是对人的控制。

　　组织活动的成果应是需要控制的重点对象。

　　在纠偏过程中，需要纠正的不仅可能是企业的实际活动，也可能是指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准。

　　职工进行自我控制是提高控制有效性的根本途径。

　　最佳的控制是防止问题的发生。

　　习题

　　1.控制工作得以展开的前提是：( )

　　(A)建立控制标准(B)分析偏差原因(C)采取矫正措施(D)明确问题性质

　　2.“治病不如防病，防病不如讲究卫生”根据这一说法，以下几种控制方式中，哪一种方式最重要：( )

　　(A)预先控制(B)实时控制(C)反馈控制(D)前馈控制

　　3.管理控制工作的一般程序是：

　　(A)建立控制标准、分析差异产生原因、采取矫正措施

　　(B)采取矫正措施、分析差异产生原因、建立控制标准

　　(C)建立控制标准、采取矫正措施、分析差异产生原因

　　(D)分析差异产生原因、采取矫正措施、建立控制标准

　　4.下面哪一项不属于有效控制应具备的特征：( )

　　(A)客观性和可接受性别(B)明确的成果向导

　　(C)及时性别(D)依赖统计过程和数据

　　5.控制工作使管理过程形成了一个( )的系统：

　　(A)相对封闭B)绝对封闭(C)相对开放(D)绝对开放

　　6.管理控制通过( )，可以发现管理活动中的不足之处。

　　A、拟定标准B、衡量绩效C、纠正偏差D、信息反馈

　　7.某企业在编制预算时规定，在产品销量为1000件时，预算的成本为2。8元；而当销量达到1500件时，则以单位成本2。65元作为控制标准。此种做法是：( )

　　A、违背了控制的严肃性原则

　　B、体现了控制的例外原则

　　C、以弹性预算法来谋求控制严肃性与灵活性的统一

　　D、在控制工作中引入了激励原则

　　8.某企业到了2月底，发现甲产品一季度计划才完成50%，边采取日夜轮班来平衡实际与计划的偏差：发现乙产品供大于求，价格下降，这时候决定立即减少或停止这种产品的生产。这些措施：( )

　　A.均属于负馈控制

　　B、均属于正馈控制

　　C、前者属于正馈控制，后者属于负馈控制

　　D、前者属于负馈控制，后者属于正馈控制

　　9.种庄稼需要水，但这一地区近年老不下雨，怎么办？一种办法是灌溉，以弥补天不下雨的不足。另一种办法是该种耐埋作物，使所种作物与环境相适应。这两种措施分别是：

　　A、纠正偏差和调整计划

　　B、调整计划和纠正偏差

　　C、反馈控制和前馈控制

　　D、前馈控制和反馈控制

　　10.统计分析表明，“关键的事总是少数，一般的事常是多数”，这意味着控制工作最应重视：( )

　　A、突出重点，强调例外。B、灵活、及时和适度。

　　C、客观、精确和具体。D、协调计划和组织工作。

　　11.反馈控制的具体方法中，最重要最困难的是( )。

　　A、质量控制分析B、财务报告分析

　　C、标准成本分析D、工作人员成绩评定

　　历年考题

　　1、(2001-11)所有权和经营权相分离的股份公司，为强化对经营者行为的约束，往往设计有各种治理和制衡的手段，包括：①股东们要召开大会对董事和监事人选进行投票表决；②董事会要对经理人员的行为进行监督和控制；③监事会要对董事会和经理人员的经营行为进行检查监督；④要强化审计监督，如此等等。这些措施是：( )

　　A均为事前控制。

　　B均为事后控制。

　　C①事前控制，②同步控制，③、④事后控制

　　D①、②事前控制，③、④事后控制。

　　2、(2001-25)某企业为强化重大决策贯彻落实工作的质量与效益，建立了一个旨在能全面、迅速、准确地反映各有关部门、个人工作进展情况的信息系统。但该系统投入使用一段时间后发现，必要的信息总不能按时输入。当事人抱怨说，输入这些信息对他们来说很麻烦、没有时间输入。他们的工作开展情况表明：( )

　　A为顺利开展管理控制工作，必须把信息系统的性能提高到一个起码的水平。

　　B为顺利开展管理控制工作，企业还必须进行必要的工作流程与规范的调整，并通过严格制度或文化改进等措施来巩固这种调整。

　　C为顺利开展管理控制工作，必须尽量减少对信息系统的依赖。

　　D为顺利开展管理控制工作，企业必须经历一个混乱的时期。

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