大学老师还要被行政负担消磨多少精力?

2017年03月06日10:43  教育专栏     我有话说

  每当大学的评估、考核、申报、审批、总结迎来高峰的时候,就是老师怨念集中爆发之时,年复一年的烦琐整理和超出必要、拔高规格的信息统计让老师们苦不堪言。更可怕的是,跑完这些内容所需的流程,琐屑而漫长。那么,高校要怎样才能帮助老师减轻这些繁重的行政负担呢?

  如果你是高校里教学、科研一肩挑的科研人员,每到年末可能会陷入这样的窘境:不仅要填写如项目总结报告、年度工作考核,以及与教学相关的诸多表格,还要 花费不少时间和精力在报销科研经费上。若仅是“为报销经费当起会计”也就罢了,重要的是很多老师还不能当个“好会计”——面对复杂的财务报表“不会填”, 也“不敢填”。

  科研野外考察没有发票如何报销?不熟悉经费管理政策、报销程序烦琐、手续复杂,该如何为大学老师“松绑”“减负”?湖南 大学希望通过给老师配备“财务管家”来破解“把老师逼成会计”这道难题。根据媒体的报道,无论是经费报销、票据审核,还是预算编报、经费管理,“财务管 家”都可以搞定。并且为打通服务教师的“最后一公里”,湖南大学还把“财务管家”的办公场地设在各学院,在教学科研一线推行“贴身”服务。这样“财务管 家”不仅可以熟悉科研人员的科研活动,还可以实时与教师沟通协调,及时处理科研财务业务,确保科研活动有序开展。

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  湖南大学财务秘书岗位的设置、职责及管理

  ★岗位设置:

  各学院视年度科研收支规模可设置1~3名财务专干岗位。年度科研收支规模在300万元以下的学院可选聘1名兼职财务秘书,年度科研收支规模在300万元以上的学院应至少选聘1名专职财务秘书。

  ★工作职责:

  协助学院财务负责人开展财经政策纪律宣传,科研经费管理,会计核算服务,学院预、决算及绩效评价,收入和票据领用管理等工作。

  ★薪酬待遇:

  学校现有在职人员兼任财务秘书,所聘岗位工作量饱满且岗位职责未包括财务工作的,学院可根据实际工作情况适当予以工作补贴;外聘人员担任财务秘书,学院 按照合同约定的薪酬标准发放薪酬,可根据年终考核结果给予补贴或奖励。财务秘书的薪酬、补贴或奖励从学院科研管理费返还和办班分成经费中支出。

  ★管理与考核:

  计划财务处组织制定财务秘书工作标准,指导和监督财务秘书履职;学院负责财务秘书的日常管理和考核。计划财务处负责财务秘书的业务培训、继续教育和业务能力考核,对工作业绩突出的财务秘书予以表彰,对于不称职的财务秘书提请相关学院进行调整。

  整理自《湖南大学财务秘书管理实施细则》

  “影子工作”冲击大学学术使命

  正当中国高校积极探索为老师“松绑”“减负”的办法时,远在大洋彼岸的美国康奈尔大学也开始筹划为本校学术工作者减轻行政负担的行动。

  2015年,康奈尔大学时任校长伊丽莎白·加勒特曾发起一项减轻行政负担的倡议。作为倡议的一部分,文理学院成立了一个专门的委员会,并于2015年 11月提交了一份科研管理报告。报告提到,目前教师和工作人员的行政负担在康奈尔大学已呈现出爆炸式发展的态势,并可能已经成为实现康奈尔大学研究和教学 使命的主要障碍,这个问题产生的一个重要原因是“影子工作”的增加。

  什么是“影子工作”?这个概念最初由奥地利哲学家与社会评论家伊 凡·伊里奇在其1981年出版的专著《影子工作》中提出,原指以工资为基础的经济体制下所有未付报酬的劳动,比如做家务。在康奈尔大学的报告中则具体指曾 经由专业员工负责,但现在由于技术的普及转由教师、学术人员亲力亲为的工作。比如以前教师和员工出差,很多工作都由学校的差旅办公室负责安排,如撰写基金 申请、报销需求、为资助项目进度报告收集信息、展示详细账目表等常规行政工作,都由秘书和部门办公室工作人员处理,但是今天这些事情都可以由教师借助网络 自己完成。这使得他们花费在与学术无关事务上的时间越来越多。

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  麦可思2016年对某校教师在科研过程中遇到的最主要问题的研究显示,首要为“其他工作任务过重,时间精力不足”(75%),其后为“科研课题申报过程困难重重”(59%)、“科研课题的创新度不高”(53%)。

  为了进一步印证观点,报告还引用了2005年和2012年美国联邦示范合作项目开展的两次调查,结果均显示联邦资助研究项目主要研究人员在基金标前和标 后行政事务上的时间占研究全部时间比例的42%,其中很多时间花在填写表格、学习新的在线系统、会计核算、报告等行政工作上。

  什么原因 造成了“影子工作”如今在高校中大量涌现?报告中把这个问题归结为高校对人力成本的控制——似乎让教师自己负责诸如数据录入等工作是削减人力成本最简单的 途径。这通常需要假定新的工作程序将会全面节约时间或成本。但实际工作中并非如此。一方面“终端用户”在做并不属于他们职责范围的工作时会十分耗神,尤其 是做那些偶尔才做的工作时。相比之下,一个服务于很多“终端用户”的工作人员由于经常做这些工作,可以让收集和录入信息更高效。另一方面,当工资更高、训 练有素的学术人员要花费时间和精力完成这类行政工作时,他们进行科研工作的时间就会被占用,增加的隐性成本超过了表面上节约的人力成本。

  拆掉烦琐流程这堵墙

  虽然现在大学中的学术人员要承担大量“影子工作”已经成为一个公认存在的问题,但不幸的是很多高校尚没有有效解决。康奈尔大学正试图通过一个新的计划改 变这个现状,让学术人员重新将工作重点放在学术上。首先要限制,必要时扭转员工的集中化趋势。虽然一些职能和程序的集中化可以让科研管理更为高效,但实际 上一旦把影子工作考虑进去,集中化会经常导致效率的下降。重要的是要意识到,“研究的主要负责人也可以被看作一个小型企业的CEO,他们需要大量的支 持。”

  接下来,该委员会敦促开展一项严谨的调研,“验证”新的政策和工作程序是否能够节约时间和成本。只有“终端用户”达成共识:新的 程序(1)是被需要的;(2)总体来说要比被替换的工作流程付出更少的工作;(3)不会再产生其他多余的流程,才会被实施。涉及调研的行政工作包括差旅、 采购、报销、人力资源、安全报告、为资助者和管理组织提供的进度汇报等领域。

  为了实现这个目标,一项关键的工作是确定用于量化烦琐的做 事程序产生的成本的指标,从计算与实施新政策或程序相关的隐性成本开始。“这就像一堵烦琐的流程逐渐堆砌而成的‘砖墙’,虽然每块‘砖’的初衷都是好的, 但是积累效应使得它们妨碍了学术人员进行研究或开展公共服务。我们需要测量这些‘砖块’并拆除它们。”康奈尔大学文理学院院长索尔·古纳表示。为此,该校 代理校长、负责预算与规划的副校长、副校长兼校人事首席执行官、执行副校长兼校首席财务执行官、教务长等9位高层管理者组成了致力于减轻校内学术人员行政 负担的新的工作组。“我们正在寻找哪些工作消耗了学术人员的时间,如何才能降低这些损耗,让他们更有效地进行教学和研究。找到这个问题答案的方法是,当正 在使用替代的工作程序时要问自己一个常识性的问题:我们的工作量是否真的在减少?或是我们是否改善了教师不得不做一些附加工作的现状?

  工作组首先测试的是学校正在考虑采用的综合差旅管理系统Concur。这是一个基于网络的差旅解决方案,能够让用户一站式解决所有与差旅相关的工作,从预 订各类服务到申请报销。2016年9月,学院招募了志愿者,请他们在6个月测试这个新的系统是否真的能为他们节省时间。“比如15至20年前,请差旅办公 室工作人员安排出差事宜通常要15分钟的电话沟通。现在,教师自己处理这些事情要花1个小时甚至更长的时间,那么这显然增加了成本。”古纳说。

  (声明:本文仅代表作者观点,不代表新浪网立场。)

文章关键词:大学老师行政

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