员工出差时，搭飞机是搭哪一种舱等？吃饭、住宿是在几星级的饭店？员工打的所有长途电话，无论公事私事，都是公司付账的吗？员工的出差费用，公司中有没有人进行把关？

　　美国《今日管理》(Management Today)杂志日前指出，公司若要看紧员工的出差荷包，应该做到以下九点：

　　1、订好游戏规则。公司应该明文规定出差中，允许哪些事物，确保每名员工都有一致的规则可循，让花费能够发挥最大的价值。例如，搭机应该搭乘的舱等、员工应该向哪些航空公司购票等。除了明文规定，公司也应该向员工、负责打理出差事宜的人，以及公司合作的旅行社等沟通清楚。

　　2、反映企业文化。公司的相关规定应该反映公司的价值以及策略性目标，例如，如果公司的组织结构力求扁平化，以去除层层官僚，那么在出差规定上，也应该力求人人平等，上级主管及一般员工间的待遇不要过于悬殊。

　　3、减少降低效率的做法。过去许多公司规定，所有的出差费用必须事先获得公司的允许，现在的趋势则是给予员工自主权，公司事后再审查员工的报账款项，以提高效率。

　　4、鼓励合理的衡量标准。公司应该鼓励员工在出差花费时，无论是吃一顿饭，或者在饭店住一晚，都以“如果是我自己出钱，我会这么做吗？”为衡量标准，以为自己着想的态度为公司考量。

　　5、以量制价。公司可以长期大量购买的方式，向旅行社或饭店争取较便宜的价格，节省在出差上的花费。

　　6、使用公司的信用卡。让员工持公司的信用卡付费，以记录每笔消费的细节，这些细节资料对事后的分析很重要，公司可以借以了解这趟出差的整体花费情形，以及在投资报酬率上来看是否具有价值。

　　7、公私分明。有些公司允许员工在出差时，处理私人事宜，并且没有特别要求员工，把因此增加的花费独立出来自付。结果不仅增加了出差花费，甚至因此鼓励员工进行非必要的出差，例如，员工争取到某地出差，只是为了顺道探视住在附近的家人，而没有考虑这趟出差的真正必要性。

　　8、抓出虚报账目。检查每一笔出差开销所需花费的人力、时间与金钱，可能比能为公司节省的还多，但是公司进行审查，向员工传递的讯息是公司的重视，具有吓阻员工浪费的作用。为了避免花费过多心力，公司可以采行的折衷做法是，员工每次出差都必须列出明细，但是公司只随机抽样审查。

　　9、保持弹性。公司应该避免把相关规则长期订死，当大环境改变时，才能随时更动规则。(刘蓓蓓／摘编)

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