HR选才如何权衡人事档案？看重能力胜于档案_新浪教育

HR选才如何权衡人事档案？看重能力胜于档案

http://www.sina.com.cn 2004/09/01 16:03 人才市场报

　　过去几十年，人事档案在中国是一个人的历史纪录、资历证明，记载着家庭出身、本人成份、社会关系，学习、工作经历，职称评聘、奖励惩罚等各方面的情况，是踏入工作岗位的“准入证”。人、档不可分离。缺少了人事档案，一个人就不能就业、晋升、调动、评职称、领工资，也不能获得相关的社会福利待遇。随着传统人事制度的变革，越来越多的“单位人”变成了“社会人”。现代企业的用人观念也在发生着转变，崇尚“以人为本、能力优先”，传统人事档案的权威受到了前所未有的挑战。本市某咨询公司最近的一项调查数据显

示，约有80%的企业在招聘员工时不关心员工的人事档案，约有50%的企业自己为员工建立业绩档案。在这种背景下，企业招聘选才有了怎样的变化？

　　档案作用在淡化

　　张宏大学毕业后，档案放在了毕业生就业指导中心。当时为了尽快落实工作，他先在一家小公司做销售，一年后又跳槽到一家保险公司做保险代理人。如今，他已经换过4家公司了，从来没有为自己的档案烦恼过。“我去应聘工作，对方根本就不关心我的档案在哪里，他们只想知道我有没有能力胜任所应聘的岗位。”

　　“英雄不问出处。如今只要有能力，能为公司做出好业绩，就会被认可，很少有单位会去查我的档案。”某企业销售代表李强的话颇具代表性。

　　为什么原来甚至能决定个人命运的传统人事档案风光不再了呢？可锐职业顾问中心资深顾问庄仁甫先生表示，由于现在进入档案的内容越来越少，档案已不能满足用人单位希望了解和掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、素质和有权威部门认定的业绩考核资料，这给HR选才、识才带来了不便。正因为如此，传统人事档案在人才市场逐渐繁荣的今天，作用和价值逐渐被淡化。

　　值得提醒的是，作用淡化并不意味着档案就“可有可无”。人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的重要材料，在很多时候仍发挥着凭证、依据和参考的作用，办理很多手续更是绕不开档案这一关，如在国有企业、事业单位调动，参与社会保险、出国出境政审、出具各类人事证明、评定职称等等。

　　能力VS人事档案

　　“在招聘普通岗位的员工时，我们不需要看他们的人事档案，只要有员工劳动手册就可以了，那种传统的人事档案对HR来说，并没有太多的帮助。”珠海许瓦兹制药有限公司的人力资源经理张晔的话很直接，“企业招聘员工，看中的是他们的综合素质，以及与应聘岗位匹配的工作能力，传统人事档案里不可能记载这些内容。”

　　据了解，目前，可以存放流动人员档案的机构除了政府人事部门的人才服务机构外，还有劳动部门的职介中心、各行业成立的人才中心、外企人才服务机构等。

　　庄仁甫告诉记者，目前很多企业在招聘时不调阅应聘者人事档案的原因很简单：其一，传统的人事档案信息不足，特别是缺少反映当事人综合能力、业务素质和有权威部门认定的业绩考核资料，已不能满足用人单位渴望了解和掌握应聘者全部信息的要求，对实际人力资源管理工作的帮助不大；其二，由于人才流动频繁，很多人工作地点和单位更换频繁，档案放在哪里连自己都搞不清，人事部门查阅起来不仅手续繁杂，时间成本也很高；其三，由于企业所有制类型不同，有些民营或外资企业没有人事管理权，不能保管受聘员工的人事档案，再加上外资企业不同于国内企业的管理模式和理念，更重视人才的实际工作才干和创新能力，档案所记录的内容更是只用来作为参考。

　　庄仁甫说，现在有这样一种现象，虽然企业没有保管员工的传统人事档案，但是，为了便于跟踪员工的职业生涯发展轨迹，一般会在内部建立一套完整的员工绩效档案。绩效档案作为绩效管理的一项重要内容，主要是记录员工在工作中的绩效表现。建立绩效档案的最大好处是可以减少未来进行绩效考评时的摩擦和矛盾，为以后的绩效考核提供真实的依据。绩效档案内容一般包括员工的绩效目标、绩效能力、绩效表现、绩效考评结果以及需要改进的绩效缺陷等等。

　　在记录格式和内容上，绩效档案要比人事档案详细得多，除了记载员工的教育经历、工作经历等基本情况外，更多的是对员工业务能力的评估与认定，对今后的晋升、加薪有很大的参考价值。

　　HR如何慧眼识英才

　　既然企业用人不再注重人事档案，如何选人便成为关键的一环。HR能否真正做到慧眼识英才呢？

　　张晔说，现在很多企业在招聘时大都不会要求看应聘者的人事档案，这样对应聘者人品、学历、知识，以及综合素质的准确判断就至关重要。一般说来，我们会重点考察这样两个基本方面：其一是应聘者能不能胜任岗位；其二是应聘者能否认同企业的价值观，是否具备挖掘潜力。在现实中，我们经常会遇到一些求职者为了赢得职位，编造薪资数额、职位头衔、技能水准和工作业绩，甚至还会虚构教育背景、隐瞒自己的犯罪记录。因此，必要时我们也会不惜成本地对应聘者进行背景调查，尤其是对那些应聘关键岗位(财务、产品研发、工程设计等)或高级主管的人员更是如此，相信这些调查远远胜过一摞厚厚的“死档案”。

　　的确，如今背景调查已成为企业招聘关键员工的“杀手锏”。庄仁甫告诉记者，背景调查的目的是获得求职者更全面的信息以及打假。对企业来说，进行背景调查有几个关键环节要把握：一是何时进行调查，二是调查内容的设计，三是调查如何操作。

　　一般来说，背景调查通常会由浅及深，分别进行电话咨询、问卷调查和面对面的访谈。调查内容包括：应聘者的工作经历、工作表现、职位、薪资、离职手续是否办妥、受过何种奖励等。通过这三种方式，可以初步得出候选人的基本情况。必要时，用人单位还要向应聘者毕业学校的学籍管理部门、历任雇佣公司的人事部门、档案管理部门进行公函式的调查，分辨其文凭和职称的真假、确认其为人表现如何、所得的奖励是否属实、是否有违纪现象等。企业在招聘高层管理人员时，尤其注意对候选人的诚信和人品做深入地调查。

　　珠海许瓦兹制药有限公司的做法是，制作一份专门的背景调查问卷，寄给求职者工作过的公司HR部门，请求对方填写后寄回，这样一般能了解到求职者比较客观、真实的情况。张晔说，“对于一般性的岗位，如销售、业务等，我们通常不会采取这种方法。这些岗位对人员的要求不是很严格，主要强调能力和专业素质，一般通过面试和试用期考察，就可以看出来，如果有问题，及时辞退就行了。但关键岗位的关键人物，背景调查至关重要，这样做也是为了规避用人风险。”

　　业绩档案应运而生

　　眼下，由于个人信用体系的缺失，用人单位仅仅靠包装精美的求职简历或简单的面试很难判断应聘者个人信息资料的真伪，更难判断其工作能力和潜能，这也正是令人事经理们头疼不已的问题。为帮助HR降低用人风险，上海率先在人才市场上推出了“人才业绩档案”，这一新型的档案记录方式，在很大程度上弥补了传统人事档案在人才业绩信息方面的不足，它包括人才的基本情况、教育学历、工作履历和工作业绩等信息，为企业人力资源部门提供有效的员工资信证明，使用人单位在人员录用、考核时，对应聘者的综合素质有更直观、更全面的了解。

　　上海还推出了“人才业绩档案”诚信认证的服务，内容包括学历诚信证明、职业诚信证明及信誉诚信证明，其中学历诚信证明包括应届毕业生的在校表现及社会实践诚信调查、在大学期间的学习状况、参加社团活动情况、担任职务、社会实践情况及奖惩情况等。用人单位可向人才市场申请对应聘人才进行个人诚信认证。

　　HR识才五部曲

　　一、材料核实：对求职者提供的各类证件等材料，交由相关权威部门或者其它可靠途径进行鉴定、核实，以确保其真实可信。

　　二、背景调查：对应聘者进行背景调查，通过知情者，包括其工作过的单位的同事、上级、人力资源部门等，了解其以前工作的表现。

　　三、面试提问：在多次面谈中进行观察，并根据应聘者提供的材料，进行有针对性的提问。若有虚假，应聘者必定会在言谈中露出马脚。

　　四、试用期观察：在平时的工作中注意观察，从应聘者的态度、言行细节，来观察其性格和人品。

　　五、暂时回避：对一个人还没有取得十足的信任前，避免让他接触到企业最机要、核心的东西。

　　如何查阅人事档案

　　一、查阅单位申明查阅理由，办理审批手续。

　　二、查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅人事档案。

　　三、对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格查阅手续。

　　四、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　五、查阅档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。(梁杰)

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