行动计划是控制工作量、回顾和评估项目进展，以及与项目小组成员和关键股东利害关系人沟通的主要工具。这个工具也有助于确定完成项目的资源要求(人力、时间、资金和技术工具)，这些信息对寻求决策者和股东利害关系人的支持十分有用。根据你项目的范围，根据你是在内部进行研究还是借助有开发胜任能力模型经验的顾问，另外根据项目小组成员的数量，这些要求是不同的。我们见过的研究花费的时间从六周到两年的不等。凭一般的经验来说，大部分的研究可以在两到三个月内完成的。

　　计划阶段另一个不可缺少的部分是确定可能存在的问题，并且研究预防性的措施来解决它们。对计划过程越深谋远虑，你就越有可能成功地实施项目。

　　列出项目的行动步骤

　　一个行动计划最少应该包括以下几点：? 行动步骤。划分工作并把可交付的工作细分为各项任务和活动。? 负责。确定负责实施每个行动步骤的个人和小组。? 时间安排。确定具体行动、重要事件和整个项目的开始日期和完成日期。? 资源要求。确定完成行动步骤所需的设备、人力、资金和其他其他资源。

　　表3.3 是一个行动计划的例子。

　　建立行动计划的第一步，就是要组织一次快速的头脑风暴，列出为完成目标和达到标准要做哪些工作。其次，按时间顺序安排各个步骤，有缺口出现时增加一些步骤，并且分派员工来负责每个行动。最后，对照你的标准来检查所采取的行动。例如，如果将所有事业部囊括在内是一条标准的话，行动步骤是否能确保达到这个标准？

　　表3.3 行动计划表

　　行动步骤资源要求责任者开始日期完成日期

　　1.确定被采访者和 焦点团体访谈的成员名单 利用数据库，能够接触到在职人员受派者1/11/3

　　2.为焦点团体访谈准备课题(“A”组) Manus 1/11/3

　　3.给焦点团体访谈写邀请函Manus 1/21/3

　　4.写出采访提纲 Manus 1/21/3

　　5.安排焦点团体访谈的时间 行政支持Manus/委托人1/41/8

　　6.安排面对面采访和电话采访行政支持委托人1/41/8

　　7.给焦点团体访谈发送邀请函 可利用数据委托人1/51/9

　　8.把采访问题发放给被采访者内部电子邮件委托人1/51/9

　　9.焦点团体访谈活动

　　私人会议室和

　　活动挂图Manus1/202/5

　　10.实施采访 私人会议室Manus1/202/10

　　11.设计最初的虚拟模型 Manus1/122/14

　　12.审查虚拟胜任能力模型的情况 会议室，

　　高级管理团队Manus2/17

　　13.设计调查问题

　　软件(如有需要)Manus2/182/20

　　14.发放调查问题 内部邮件委托人 3/223/24

　　15. 拟定胜任能力模型 Manus 3/153/18

　　16.与研究组论证胜任能力模型 Manus 3/203/27

　　17.完成模型并上报公司 Manus 4/5

　　18.与没有参加的人员论证胜任能力模型能够找到未参与者Manus 4/74/20

　　找出潜在问题和可能的原因

　　任何事件、情况和情景都有可能打乱计划。一些情况是能够预测的，而另一些则不能。如果预先做了计划，在障碍出现的时候可以削弱它们的影响，而且也有助于使那些未预见到的事件对项目造成的影响最小化。

　　一旦你界定了目标，制定了标准，并且确定了为取得目标要采取哪些行动，问一下自己在实施中哪些问题最有可能出现。以下是六个最常见的问题：

　　1.时间(其他其他要做的事情，不断变化的需优先考虑的事情)

　　2.控制(关键股东利害关系人的影响，其它其他一些与此相冲突的目标以及不同个人员的期望)

　　3.权利和政治(正式和非正式组织的影响，组织的政策和程序，感兴趣的团体)

　　4.资源(人力和资金是否到位)

　　5.阻力(来源于目标冲突，满足现状)

　　6.技能(人们完成高标准工作的能力)

　　要分析你将遇到的潜在问题，检查每一个行动步骤并从整体上来衡量计划，问一下“这里会出现哪些问题？”因为潜在的问题可能会很多，因此最好能有一些重点。因此，用发生的概率和影响(如果出现的话)来评估每一个潜在的问题。优先考虑具有最大概率和影响的潜在问题，研究预防和应付偶然事件的行动来解决它们。如果时间允许的话，你可以研究另一些行动来解决那些不太关键的问题。

　　研究预防性和应付偶然事件的行动

　　在决定采取哪些行动来消除这些障碍之前，你必须首先确定那些有哪些原因会导致最可能发生的潜在问题的原因。有了这些信息，你就可以更好地计划行动来消除或者限制这个可能的原因。你可能会发现，通过对原来的计划进行修改——增加或者改变行动步骤，重新评估责任人，或者更改完成日期——会减少问题出现的可能性。

　　计划过程的最后一个步骤就是研究应付偶然事件的行动，来解决任何你努力预防但还是出现的那些问题。这个步骤会帮助你快速而有效地应对这些情况，而不仅仅是随意地来应对它们。

　　表3.4 列出了工作中的一些帮助措施。它有助于你做到以下这些事情。? 逐条记录计划实施过程当中最有可能出现的问题。? 确定每一个问题发生的概率(可能性)和它的严重性(影响)。? 研究预防措施来使每个问题出现的可能性最小化。? 分派员工来负责预防行动。? 建立一系列应付偶然事件的行动(即，如果这个问题一定会出现的话，你会怎样做)。? 分派员工来负责应付偶然事件的行动。

　　当你修改了原来的实施计划，把潜在的问题和预防的措施考虑进去(如果应付偶然事件的行动有必要的话，也要进行准备)，你就有了一个行动实施计划。这种基于现实的资料使你能够处理每一个可能会出现的偶发事件。它也可以为项目小组之外的员工提供每一步的开发进展信息。

　　建立沟通的渠道

　　对项目的进展情况进行持续不断的沟通对它的成功是至关重要的。项目的赞助商和其他一些关键股东利害关系人应该经常收到项目状况方面的报告，无论是正式或者非正式的。除此之外，确定例会的时间次数，让项目经理从负责完成每一个行动步骤的个人那里获取最新的信息，将有助于在截止日期前确定和解决任何问题。我们的委托人客户已采用了一种现有的实施计划软件包，辅以电子邮件，局域网和网上申请，把这项任务进行了简化。无论你采用哪种方法，经常的交流沟通有助于减少项目陷入困境或者被打乱的可能性。

　　表3.4 潜在问题分析表

　　潜在问题 概率/影响可能的原因 行动

　　(高-中-低) 预防偶发

　　.焦点团体访谈的低出勤率 高中 由于其他其他更重要的事情检查时间确保没有冲突如有需要，及时安排额外的焦点团体访谈

　　认为该项目不重要 邀请最大数量的参加者

　　让高级经理发送确认信函

　　.在有限的时间和资源条件下，太多的一对一的采访 中高 项目组成员太少 增加成员

　　截止日期太紧把截止日期延长两个星期

　　.没有及时完成过渡模型 中高 关于胜任能力不能达成一致的意见检查采访问题

　　收集来的数据质量差 练习采访

　　延长截止日期

　　.人们没有收到参加焦点团体访谈或者一对一采访的通知 中高 不正确的电子邮件地址让高级经理发送通知确定新的日期重新安排

　　没有察看邮件用语音邮件跟踪

　　当作不重要的事情对待