理想情况下，采访应该持续大约90分钟。然而在现实中，人们一般不愿意从工作日中抽出多于45到60分钟的时间。为了最好地利用这些时间，就要提前给被采访者提供一些关于项目和采访者的背景资料进行准备。除此之外，提供一些准备问题能鼓励被采访者进行准备，从而有助于确保讨论有重点且简洁。

　　采用以下指导原则，会更可能地有效利用采访的时间并且保证收集到的数据具有高的质量。

　　采用开放型的问题

　　开放型的问题(例如，“当你的竞争者推出新产品，你是怎样做的？”)允许被采访者采用一种完全自主的方式进行回答。封闭型的问题(例如，“当你的竞争者推出了新产品，你作出的反映反应快速吗？”)，一种只能用是或否来回答的问题，只允许被采访者对采访者的假设进行证实或者反驳，因此最好将这种问题用于确认某个既定答案。开放型的问题，更可能使回答者用他自己的话来说明他对一个角色或者职位的看法。

　　询问经历和例证

　　采访者的目的是通过和被采访者进行深入的谈话，让被采访者谈论他们所做的事情，做事的方式和原因。这个开放型的问题，应该鼓励被采访者讲述一个涉及多种行为、技能、知识和个性特点的经历或者例子。有一些问题，像“取得你的商业目标需要哪些技能？”或者“你会如何处理这种假设的情况？”，几乎不可能获取被采访者依据个人经历做出的详细回答。相反，让被采访者描述他们曾经是如何处理具体的、真实的、跟工作相关的情况：“描述你碰到的一个难题以及你是如何解决的”或者“请告诉我上一次你所在的部门赢得(输掉)竞争的情况。它是怎样发生的以及你在取得这种结果的过程中扮演了什么样的角色？” 这些开放型问题鼓励被采访者提供一些详细的经历，从中可以得出一系列的胜任能力。

　　追问细节信息

　　当被采访者的回答很概括或者不清楚，采访者应该毫不犹豫地追问更多的信息资料。例如，如果被采访者说他或者她“认为机会很明显”或者“没有采取立即的行动是因为时间不合适，”采访者应该继续问一些问题，来弄清楚这些结论背后的思考过程。

　　采访者的任务就是要了解被采访者在解决一种情况，或者利用一个机会时所采取的特定行为，以及为什么采取这些行为。在采访中必须抓住这些行为，目的是在不做任何假设或者自行判定动机的情况下，确定相关的技能、知识或者个性特点。不依据回答者的看法而随便地进行判断解释，一定会使发现的结果不清楚甚至会破坏结果。

　　避免诱导或者指引被采访者

　　采访者会不自觉地采用两种方法引导被采访者做出回答。第一，有诱导性的问题或者表述(“在解决那个问题的过程中，你的毅力起了什么作用？告诉我和不同的人相互合作的能力是如何帮助你获得成功的？”)或者一个不得不回答的或有多重选择的问题(“你是如何处理那个问题的？你是召集整个团队开会还是一个个地会见团队的成员？”)会引导被采访者选取一个特定的答案，如果不是参访者的提示，他们是不会考虑到这个答案的。第二，采访者可能会无意地通过他们带有感情色彩的或者判断性的回答，指引被采访者选择一些特定的答案。有一些评论像“那对你一定很糟糕”或者“你为什么那样做？”等，表明了采访者的偏见，而且向敏感的被采访者暗示，哪些答案是采访者期待的或者是偏爱的。

　　创造舒服的开放的环境

　　如果在采访的前几分钟里让人们感觉自在，那他们就更可能会畅所欲言而且不加任何修饰。可通过以下这些简单的步骤来创造一个舒服的开放的环境：先说几句欢迎的话；对人们愿意从繁忙的工作日程中抽出时间来接受采访表示感谢；让他们做一下自我介绍；回顾采访的目的和安排；并且告诉他们采访中收集到的信息将如何使用。

　　让被采访者讲话

　　被采访者的讲话应该至少占整个谈话过程的90%。采访者对于讨论中的胜任能力的看法在这时候并不重要，而且也没必要讲述项目遇到的困难或者采访者的个人经历。采访者的角色就是要鼓励被采访者进行参与，记录他们的看法，并且确保按时完成采访的各项任务。

　　下面两点对专家组来说是要特别注意的。

　　制定一个日程表且坚持它

　　为了确保数据收集的一致性，采访者必须确定在安排的时间中问完所有的问题。但是，采访的过程没必要太紧张，而且，也不要为了完成任务而牺牲从小组中获取高质量的反馈和信息的目标。采访者必须在保持开放灵活的环境和时间管理之间保持平衡。

　　确保每一个人的参与

　　重点小组推动者的首要目标是确保每个人都有机会表达自己的观点。不让一到两个人支配谈话是一件很重要的事情。如果有的人没有参与其中，推动者就应该询问他们的看法或者问他们问题，允许他们首先来发表他们的意见。

　　在重点小组的会议中，应该鼓励发表不同的观点。人们在表示对彼此观点不赞同的时候，也应该没有不适的感觉。在这些情境中，推动者应该对不同的观点进行点评，并强调每种看法的价值，这可以减少讨论最终分裂为冗长的争论会的可能性。