为什么必须迅速地、细致地传达到位呢？第一个理由是，如果知道后不迅速传达出去的话，对方就会麻烦了。

　　假设某个工厂的最后一道工序，由于计划出现了某种差错，可能导致某种产品出货延迟一天左右。是否真的会迟延尚不清楚，但是负责生产计划的部门可能还有信息传达者不知道的其他想法——如果他们知道可能会迟延，可能就会安排生产其他产品。负责营销的人也会事先去了解该产品收货方的脾气、对方的态度，并采取相应行动。而负责运输的部门，也须事先考虑配车的情况，库房的安排等事宜。

　　因此，一旦发现有这种可能性的时候，就应该立即将可能延迟一天的情况告知他人，否则其他部门可能会碰到麻烦。部门间的问题常常在于“为什么昨天没通知我们”。时机非常重要，时间是最关键的。

　　即使认为没什么大不了的事情，那也只是从自己的角度出发，并不知道其他部门的情况。在弄不清状况的时候，当然应该采取无论如何不能出错的办法。

　　必须“迅速而细致地”传递信息的第二个理由是，人是最“健忘”的动物。

　　即使您想到了要与某某联系一下，如果出现了其他必须要做的事情，您就会“以后再联系”。干部不是这么有空的人。事情会一个接一个地出来，在忙于这些工作的时候，不知不觉中，您就会将这件事情给忘了。

　　无论您对自己的小心谨慎有多大的自信，最好还是及时将信息传达出去为好。要是对方在旁边，就立即去通知他；要是需要用电话通知对方，就马上打电话；打电话时要是对方不在，就马上留言请别人传话；要是有留言难以说清的内容，就要确定对方什么时候回来，并请对方给你打电话(这是为了防止自己忘掉这件事)；根据对方的情况，还可以给对方留张纸条；自己没时间时，就指示部下的相关人员去做。

　　总之，对必须传达到的人，要及时地、一个不漏地和他联系。

　　特别重要的是，对方不在，不能马上传达到的情形。这时，大多会想“以后再说吧”而将这件事情给忘了。最后只得说“糟糕”的人，往往就属于这一类。这种时候，您必须拿出新的联系方法。