第1页:事务信函概述 第2页:留学申请信(Application for Admittance) 第3页:奖学金申请信(Applications for Scholarships) 第4页:求职信(Letters of Applying for a Job) 第5页:复询信(Letters of Replying to Inquiry) 第6页:投诉信(Letters of Complaint)

　　不同的事务信函要达到的目的各不相同，例如求职信、拒聘信、询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此，写事务信函时，要具有高超的驾驭语言的能力，按固定格式写。

　　事务信函的格式由八个部分构成：

　　发信人公司名称和地址（信头）；收信人公司名称和地址（信内地址）；称呼；信体；结束语；落款；发文编号；附言。

　　● 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期，写在信纸的右上方。

　　● 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址，必须同左边的空白处取齐，与信头间隔二行至四行的距离为佳。

　　● 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是：Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Smith, Dear Miss Green, Dear Mrs. Brown, Dear Ms. Jane，Gentlemen。

　　● 信的主体可由一段或多段组成，全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。

　　● 常用的书信结尾有：Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。

　　贸易关系用：Yours truly, Yours sincerely

　　贸易及朋友关系用：Yours cordially

　　与上级关系用：Yours respectfully

　　给年长者或位尊者用：Yours very respectfully

　　● 落款时，写信人必须在印刷体的名字上方签上自己的姓名。

　　● 发文编号：抄送人将姓名用小写缩写写在签名下方空一行处，以示对信件负责。

　　● 附件用Enclosure标明。