| 第七章 会议管理 | |
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| http://www.sina.com.cn 2004/12/02 14:39 新浪教育 | |
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第七章 会议管理 要想在工作中有所成就，最有效的方式之一是利用好开会讨论的机会。如果你想征得许多 人或几个部门的同意，就要把握好做出重大决定的 体制、采纳新的意见或采用新产品，需要在会上说服一群人。你就可以在会议开始前就做好各 种准备工作。 7.1 与人交谈 你能做的最主要的事情之一是同别人交谈。因为这在许多方面都会对你很有帮助。 道他们对具体问题的态度。这样做能帮助你搞清与会者对你提出的问题是支持还是反对，主要的分歧会出在哪里。如果你为了论证某个观点花了很多时间进行准备，结果发现大家都同意你的观点，这样做就一点意义也没有。但是如果反对你的人多于支持你的人，这样做就非常有意义了。当然，这不仅仅是人数多少的问题。什么人支持你或什么人反对你的区别 是很大的。因此要事先试探一下参加会议的其他人的想法，至少是有影响力的人的想法，这样 你就会知道你将面临什么样的反对意见。如果你在会前事先同别人交谈过，你就会知道谁同 意你，谁不同意你，这还能帮助你找出他们反对你的理由。因此如果一个同事告诉你：“事 实上，我真的反对把埃塞克斯(Essex)办公室迁到我们这边来。”那你就要问问他为什么反 对。你没必要说你正准备在会上讨论这个问题，你只要问他们对当前问题的看法就可以了。你甚至不 必告诉他们你不同意其观点，你只需表明你正在思考以定出最佳法案。 争得他们的支持。如果你在开会前能得到你同事的支 持，你就会知道自己在据理力争时不会孤立无援。因此要同每一个潜在的支持者交谈，请他们去喝两杯或吃顿午餐，争取让他们站在你一边。 分配使用人力资源。即使你提前进行了准备，你和你的同事们都不会有太多的空闲时间。 因此为什么要孤军奋战，花很多时间去做所需的调研呢?你可以将所有支持你观点的同事 集中起来，把准备工作分配给大家，其中一人可以对其他建议所需的成本进行调查；一人可 以上网查找相关资料；一人可以同员工交谈，了解他们的观点；一人可以从上月出版的《商业 周刊》(Business Week)中找出所需的文章等。 记住：对于至关重要的信息一定要让可靠的同事去搜集。然后在开会前要将这些信息 进行集中汇总，并确保这些事实不能相互矛盾或对你的辩论不利。 使同事保持对你的忠诚 如果你已经说服别人在会上支持你，并想让他们的支持更加坚定不移，就让他们帮你研究那 些有利于本方案的论据。这样当会议开始时，他们就很难不站在你一边了。 寻你需要的信息，以便有效地陈述你的方案。你不 应只同参加会议的同事交谈。以下的说法能大大增加你方案的分量：“关于这个……我已经向我们的几个供应商了解过”，或者是“我已经同我们其他地区的三个财务经理交谈过，以便知道他们如何处理这个……”，又或者是“ 我们对运输部的员工进行了一个小型调查，他们觉得……”。任何一个人的观点和经验只要 能够支持你的论题，并具有可靠性，你都要同他们交谈。 如果这些听起来好像工作量非常大，请记住：你不可能对每次会议的每个议程项目都做这 样的准备。集中你的精力去处理对你来说重要的事情。也许在议程中只有一个条款有争议， 或至少有一个条款能引起你特殊的关注。你或许不必对事实的背景进行研究。或许你可能不 必同供应商、顾客、员工等其他人谈及此事。虽然有些会议非常重要、复杂，需要你花费数 小时或数天去做好充分的准备，但有些会议几乎无需什么准备。 不要人云亦云 切记：在会上，你应给人留下深刻的印象，同时让别人明白你的观点。因此即使会 议主要议程的条款没有可争议的地方也要挖掘一些新信息，找一些别人找不到的东西（一项 议程只需找出一条有用的事实即可），但不要从每个人手边都有的资料中抽取信息，同专家 谈上两分钟或上网查找一些相关统计数据，然后就可以用你发掘的独到信息给大家留下深刻 印象。 7.2 准备你的方案 为了能有效传达你的观点，达到你的目的，你需要用事实和数据来支持你的观点，因此一 定要找到相关事实和数据。事先了解针对你的反对意见大有裨益，因为这样的话，可以使你 的调研有的放矢。 决定做何调研的最好方法是罗列出有利于你的主要论点，一般会列出五六个。假如涉及的问 题是办公室是否需要搬到更大一些的地方，你确实不想搬。那么你的论点可以是： 大的动迁会导致几个星期的生产力下降。 员工反对这个主意。 其他地点没有现在的办公地点这么方便。 搬家没必要。 现在你应该想一想你可以拿出哪些很有说服力的事实来支持你的观点，然后把他们发掘出 来。 大的动迁会导致生产力的下降。同已经搬家的其他组 织或你公司的分支机构谈话，询问它们的搬迁经验，特别是询问搬迁期间生产方面的所有数 据以及搬迁对生产造成的影响会持续多长时间。上网或在贸易刊物中查看类似的数据。 员工反对这个主意。同员工或相关经理交谈。如果可 能的话进行小范围的民意调查。从 员工刊物上发掘有关信件和文章。从工会代表那儿获得所需信息。 其他地点没有现在的办公地点这么方便。把现有地点 与提议搬迁的地点做比较，从以下几方面来考虑：离火车站和主要道路的远近；员工上下班 的方便程度；招收新员工是否容易；公交车搭乘是否便利；高峰期交通状况等。 搬家没必要。另想可行办法，避免现有办公场所过度 拥挤。例如，证明某些部门如何能在 不影响沟通的前提下继续留在原工作地点办公，或如何更有效、更合理地利用现在的办公场 所。或许还要与建筑专家或设计者商谈此事。 你已经胸有成竹。一旦确定了什么数据和资料对你的论点最有帮助，就要找到它。过程的第 二步是列出反对者的主要论点，重复这个过程，寻找数据驳倒它们。反对者的主要论点举例 如下： 现在的办公场所过度拥挤。 专门建成的办公场所运营起来更能节约成本。 现在的办公场所太寒酸、破旧，新的大楼将会更好地 展示公司的形象。 就第一个论点你已经做完调查。但对于提出的第二个和第三个论点，你可以有针对性地挖 掘出更多的事实和数据为你所用。例如，装修现有办公场所成本很低，或在现有办公场所推 行节约成本的举措更易于操作。 因此为了准备你的方案，你必须确定哪些事实和数据能更有效地帮你达到下面的目的： 持你的方案； 倒反对者的方案。 然后全力以赴地寻找你需要的信息。 7.2.1 把你的观点清楚地传达给大家 你可能有一个理由充分的方案要在会上提出来，因为你认为它必须立刻实施，但由于种种原 因你的同事却不这么看。事实上，他们有时甚至都不给你表述的机会。所以当大家都在认真听你 讲话时，你怎样才能充分地利用给你的时间尽可能地说服大家呢? 准备自然是非常重要的。你可能没有机会重复你的内容，或者给你讲话的时间不长，因此 你需要做到： 清晰； 简洁。 如果你事先决定了要说什么，实现这两个目标的可能性更大，因此你需要一个能清晰、 简洁地表达观点的准则。下面就是你需要的这个准则。 你需要做的是将你要表述的观点压缩成一种简短的陈述。在一个非正式的会议上你可能只 需要20或30秒钟就能陈述完毕，但仍要遵循报告的模式。毕竟，报告的目的是为了既清晰又 令人信服地陈述观点，这恰恰是你要实现的目标（你将在第12章找到更多关于说服别人的指 导原则）。 在准备会上发言时要注意以下这些方面： 表明看法。 阐明问题。 分析可能性。 提出建议。 无论你想在会上表达什么样的观点都可以运用这四个简单的步骤。 提前确保自己有机会在会上发言 如果你担心会上有太多的人想发言，而你可能连插嘴的机会都没有，那你一定要在会前跟 会议主持人打招呼，你可以这样说：“针对议程的第四条我已经做了一些研究,我认为对会 议会很有帮助, 您能否给我陈述的机会?” 7.2.2 表明看法 一开始你就需要阐明形势。也许只需半句话，但值得这样做。假设这个问题是关于办公室 是否需要搬迁。你可以这样开始：“目前，西南地区全部的员工全都在此办公……” 你可 能感觉这是尽人皆知的事，但这样做有很多优势。例如： 对于开会的某些人来说这可能是个新话题，并且与会 的每个人并非都像你想的那样了解基本事实。 这是概括表达问题的第一步。压缩整个问题至几句话 显得清楚明了——特别是如果会议正 围绕着这个问题进行，又转到别的相关话题一段时间时，这样做就更有必要了。这表明你能 回到原来重要的议题，关注公司的大局，这不会有损你的声誉。 到目前为止，不管别人提出了多少反对意见，你一两 句的开场白会促使大家达成一致。大 家都同意你的看法，即：目前争论的焦点是如何去做以解决办公场所问题。让每个人都同意 你的看法绝不会有坏处，哪怕这种状况只能持续一时，直到你触及其他有争议的问题为止。 偶尔地，会上就目前存在的真正问题是什么会有不同 的意见。将问题总结一下有利于澄清混乱，确定问题所在，使其得到有效的解决。 7.2.3 阐明问题 现在你可以继续阐述为什么目前的办公场所不能满足工作的需要，为什么要把这个问题提 出来加以解决。例如：“随着公司的不断发展，所有人都挤在此地办公变得越来越困难。” 你应该以每个人都能接受的方式阐明问题，条理清楚，简洁概括。 7.2.4 分析可能性 你若想继续尽可能避免争议、保持意见一致、排除干扰，很重要的一点就是要尽量显得不 偏不倚。这是一个很大的优势。因为： 这样做可以鼓励大家认真听下去，而不是与你争论起 来。否则，如果你的陈述带有个人偏见或非常情绪化，争论就不可避免了。 这样做可以使你听起来像个处事公正、思维理性的人 ，你能够看到问题的方方面面。这不 仅能给你的同事和上级留下印象，也能使你建议的解决方法具有可靠性，因为提出建议的人 系统条理地权衡了实际情况，而不是在情绪冲动之下随便插上几句。 这意味着你实际上简明扼要地概括了目前的状况。 你可以这样概括各种可行方案：“这里有三种可行方案：第一，我们搬到一个新办公场所； 第二，我们把地区经营的一部分挪到新的场所；第三，我们留在原地，改造现有的办公场所使 其与公司的发展相适应。”这样，其他人就很难再针对这个问题提出什么观点了。 让我结束…… 如果你在讲话的过程中不想被打断，这里有两种技巧可以使别人很难打断你的讲话。如果 打断的话，他就会显得很无礼。 (1)声明你需要讲几点：“针对这个观点有三种原因……”这样人们就很难不让你说完。 (2)话说到一半做深呼吸，以使自己不必在句子结尾时停顿。那样，他们就不能见缝插针 ，除非他们想在你说话的中途打断你。 7.2.5 提出建议 你已经在会议过程当中创造了意见一致的良好氛围。现在该是你提出自己所倾向的方案的 时候了。做法同样很简单，给出自己的主要论点（事先准备好的那些）来证明你的观点是 合情合理的。这些主要论点很可能使你达到预期目的。 例如：“看到这些可行方案后，我相信最好的方案是留在原地。这里有四个原因：第一， 我的调查表明动迁造成的混乱会导致生产力平均下降50%，而且要持续3个月之久；第二，动 迁不受员工欢迎，目前67%的人反对此事；第三，现有办公场所对员工的通勤来说最为理想 。员工不赞成提议的两处迁址场所，一个是在征招新人方面更困难，另一个是正处于交通堵 塞出了名的中心地区；第四，我认为可以花更少的钱将现有场所进行重新设计和装修，而不 必迁址。我有数据表明：只要合理规划，在未来的10年里，我们的现有场所不用扩大，至少 能承受公司4%的增长规模。 这一点让人信服吗?或那一点让人信服吗?你的讲话已经很简洁、清晰并非常具有说服力。 如果有人提出质疑，他们将发现你能够旁征博引支持你的数据资料。如果他们试图提出相反 的论点，你也有相应的资料去反驳他们。你能够按照自己的预想有效地传达自己的观点，而 且给与会的关键人物留下深刻印象。 鼓足勇气 开会的场合会令人怯场。特别是在有许多领导或一些重要客户在场的情况下，这种感觉会 更强烈。所以事先准备好你的微型报告，然后让一个朋友或同事陪你演练。让他告诉你，你的 阐述听起来是否经过了深思熟虑，是否具有说服力。最差的结果，也应做到结束时至少让 人听起来还可以（这足够了）；最好的是得到满堂喝彩。 7.2.6 在辩论中获胜 一旦你阐明了自己的观点，下一步就该通过辩论和提问来巩固自己的观点。或者需要 对别人新的提议做出回应。当你处在会议的这个阶段时，会发现有一些建议非常有用，它能 使你的讲话听起来令人心悦诚服，并能得到所期望的结果。 不要情绪化。对于正在讨论的问题，无论你有多强烈 的感受，也不要让自己情绪化。人们把情绪和理智看成对立的两个方面。你的情绪表现得越 明显，就越显得不够理智。你应看起来是这样一个人，判断和观点都基于逻辑推理。情 绪的流露，特别是不良情绪，例如害怕、生气、伤心等，都将有损你和你阐述的理由的可 信度。 急于发言是愚蠢的 如果举行一个圆桌会议式的讨论，每个人轮着表达他们的观点，你要尽量在最后发言。这使 你有机会感觉会议的气氛，在其他人发言时，可以收集更多的事实和数据，并听到一些主要 的论点，可以将这些内容填充到自己的讲话中或用来反驳别人。当你最后一个讲话时，一 定要简明扼要，你的观点将会深深印在很多人的脑海中。 称赞别人的发言。如果你在会上的表现令人愉快并大 受欢迎，也就越有可能达到预期目的。如果人们因为你咄咄逼人、华而不实、傲慢自大、冷 嘲热讽、争风好斗或其他原因而反对你，他们将会极不情愿为你投赞成票。因此，不管怎样 ，一定要与他们保持友好。 想得到赞同的最好的技巧之一是表扬他人及他们在会上所做的发言。特别是当你将对他们 的观点提出异议时。例如：“莫尼卡提到员工的反应极为重要，这一点是非常正确的，她想 方设法找到许多相关数据也给我留下了深刻印象。但我认为我们必须考虑到许多员工对目前 的提议知之甚少……”等。 这个技巧使人感到你很宽宏大量，并能欣然接受别人提出的观点。这样当你接下来提出 不同意见时，别人会知道你并不带有个人偏见或是出于嫉妒。这样每个人都会得出这种结 论，即：你是基于理性的判断才提出反对意见的。至于被你反对的人，如果他在会议过程中 得到了公开称赞，也不会对你产生个人成见。 但有一点需要注意：如果你需要反驳的人很多，那么就要非常慎重、巧妙地运用这个技巧。 如果人们看出你在耍诡计，而不是真心地称赞别人，那这种称赞听起来就很虚伪了。作为一 个重要的准则，你越真心地赞扬别人，给人的感觉就越真诚。（这没什么奇怪的，但值得牢 记在心） 7.3 如果你还是失败了，该怎么做 当你得不到想要的结果时，记住你总是有机会的。总有一些时候你达不到预期的目的。即使 你的方案很出色，还是会有其他干扰因素。如果 有单位里的权力争斗和个人偏见做梗，你就是有再好的想法也很难成功。所以不要意气用 事，要宽容大度地坦然接受，但要将你的反对意见记录在案。这意味着当出现问题时——正像你 预想的那样——可以提醒与会者你当初一直反对这个决定。如果你洋洋得意地说“当初 不是没提醒过你们！”你将失去人心，但是如果用一种礼貌的方式提及你的反对意见，会提 醒人们你的判断是正确的。 所以如果会议已经做出决定，没有采纳你的意见，不要恼怒、伤心或生气。要接受事实。你 可以说，“如果会议已做出决定，当然我会赞同。但我仍然觉得我们将遇到诸如生产力降低 和成本过高的问题。主席，如果我的观点能够记录在案，我将非常感激。”说话要简明扼要 ，友好和善，对自己所持的反对意见态度坚定。 但是，如果你能按照本章讲的指导原则去做，在会上就能够达到你的预期目的，一般不会落 到这种地步。 7.4 小结 开会前，你可以给自己创造一个达到预期目的的最好机会。你可以做到： 与人交谈。 准备你的方案。 在会上，你要用强有力的和令人信服的方式阐述你的方案。 清晰和简洁。 组织一个紧凑的观点论述：表明看法，阐明问题，分 析可能性，提出建议。 不要情绪化。 赞扬别人的发言。 |
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