| 第八章 缓解重压 | |
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| http://www.sina.com.cn 2004/12/02 14:39 新浪教育 | |
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第八章 缓解重压 压力会导致精神衰弱，必须得到缓解。它可能使人产生轻度的沮丧感觉，还可能引发严重 的、甚至致命的疾病。压力通常一开始程度较轻， 度，你的工作、家庭生活和身体健康都会遭受巨大的损害。所以你越早解决工作上的压力越 好。 如果你确定了是什么在工作中给你压力最大，你就能有意识地采取行动来缓解它。所有工作 都有压力，有些工作压力大一些，你总想尽可能减少它们。我这里谈论的不是具 有积极意义的压力，积极意义的压力表现为：许多人选择了某些工作，是因为在紧 张和挑战的压力下能够充分享受工作的乐趣，不是因为工作期限紧张而感到压力，而是 因为工作无聊乏味。因此当工作不再是乐趣并开始令我们产生消极情绪，例如担心、挫败和 生气时，这种积极意义的压力就变成工作重压了。 找出给你造成压力的原因就解决了大部分问题。是某些工作令你感到压力?是家 庭和工作难以平衡?还是某些人总给你找麻烦?找出了问题，你就能明确需要处理和解决的 问题的重心所在。 这里列出了你在工作中可能遇到的典型的压力因素： 时间压力； 困难问题； 难对付的人（包括老板）； 沟通不畅； 来自老板的压力； 噪音； 缺乏别人的认可； 失败； 单独工作； 老板和同事们对你否定。 与老板交谈能帮你解决许多你无能为力的问题。老板不能控制你遭受的每一种压力，但他 们至少有能力帮你克服大多数压力。此外，一旦你知道了压力所在，你就可以采取一些行动 ，例如： 同老板谈话，向他说明你的问题。 找出自己的减压方法。 寻找多种解决压力的办法，像在午饭时间跑步，同朋友深入沟通，或者甚至在纸上写20遍“我恨老板”（但永远别让他们发现）。 8.1 工作被打断 在大多数的办公室里，工作被打断是一个大问题。你的时间为此而浪费，所以很容易增加 压力。即便打断你的是一件重要的事，是一些确实需要处理的事情，那也会打断你一连串的思 路而使你的办公效率降低。时间如此珍贵，以至于许多工作被打断时就意味着要晚回家，身 体更加疲惫，顾不上家, 顾不上参加社交活动等。 如果你正苦思冥想某事，正想到一半时，有人溜达进来，开始谈论一些不太急的事情，这 的确会令人恼怒。或者突然发生了大变故，工作截止日期被提前，你正为此而手忙脚乱。在这 种情况下，你如何处理呢?这里有一些技巧。 实话实说。当他们来办公室找你时，最有效的技巧之 一就是对他们说，“我现在很忙，你能等等吗?我手头的工作一完就去找你。” 让他们到你办公室来，还不如你去他们那儿。因为确 定一个你合适的时间去找他们要比给 他们确定一个合适的时间来找你要容易得多，你可以适时停止你的谈话，这样可以缩短你 工作被打断的时间。一旦他们来你的办公室，就很难请他们走了。显然，你不可能预见许多 打断工作的事，但是其中的某些事情你还是可以预料的。也许你知道一个同事打算在今天与 你商谈关于下星期一会议的议程。遇到这样的情况，赶在他们找你之前去拜访他们。或许他 们会打电话说，“几分钟行吗?我就在楼道里跟你说几句。”在这种情形下 ，你应回答说，“别麻烦了，我去找你吧。反正我得去你那儿。” 如果你有一系列工作任务要求你不能分神，那么要尽量把它们安排在办公室安静的时候。 将心比心 像你期望别人对待你那样去对待别人。这样做等于发出了一种无声的信息，它虽然不能阻止 那些好打扰别人的人，却可以树立一个好的榜样。因此你应尽量不打扰别人；或将一些问题 及要点积攒起来，在一次插话中讲清；在你打扰别人之前，应想一想时间是否合适。这样， 至少你会掌握主动。己所不欲，勿施于人。 如果你很少关办公室的门，那么关上门，就让所有人 知道你不想被打扰。 把打来的电话转到其他办公室或打开语音留言系统， 以避免别人通过电话打扰你。 如果某些同事经常来找你并总是待得太久，那就撤走 办公室里多余的椅子，或把档案放在 上边。他们一看没地方坐又感觉不舒服，自然会很快离开。 当有人打断你的工作时，记住：与他谈话越简洁越好 ，但不要粗鲁。如果他们每次打断你工作时，你都坐着与他们聊上10分钟，就不能责怪人家 没有意识到你需要继续工作了。所以要活动起来并显得很忙碌，但不要无礼，这样他们很快 就会领悟你的意思了。你站起来，别人自然就会尽早离开。 做事有度 所有威慑技巧，只要适度运用，就能发挥最大威力。如果你办公室的门经常关闭，你的电 话经常转移出去，那么人们想与你交谈，除了采取打断你的方式以外，几乎别无选择。但如 果知道你只有在真的需要这样做时才采取这种方式，他们会很自觉地不再打扰你。 8.2 超负荷工作 你办公桌上需要批复的公文堆积如山；电话被压在一堆工作安排一览表和记事贴下找不到； 老板5分钟后要见你；15分钟后又要参加一个至关重要的会议；而前台 恰恰又给你打电话说有一个来访者现在要见你。 熟悉这种情形吗?围绕如何确保不积压工作的话题，有许多建议（大多数不太现实），但 都为时已晚（在第10章你将读到使工作更有效率的可行补救方法）。现在你的工作已经堆积 如山了，需要解决的问题只有一个“我怎样才能解决掉它们?” 那么，这里有6个你需要做的简单步骤，依此来尽快清理成堆的工作，即： (1)你必须先争取时间，处理成堆文件。 告诉自己明天一整天要给一个重要客户或董事会做一 个重要演示。你能做好演示吗?太棒了，现在有个好消息，以上的安排恰好取消了。所以你 可以腾出一整天时间去处理积压下来的工作。 如果你根本不能马上腾出这么多时间处理此事，那能 否做到一个星期每天早晨早来一小时呢?这样在别人到达办公室干扰你之前，你已经争取到 了5个小时的时间。但一定要严格利用这5个小时处理成堆的工作，而不做其他的事情。 (2)第二步是确定你工作的总目标；这意味着你能按照最有效、最多产的程序处理工作 。 不要用太长的时间确定你的目标——最多5分钟或更少时间。如果你拿出几分钟这样做，那 么处理积压工作的整个过程就会快得多。 如果你没有完全明确自己的目标，试着问自己：你做完这个工作时，希望公司哪一方面的 业绩能得到提高?客户的满意度?销售额?生产力?成本?还是知名度?这些问题的答案会 让你明确你的目标所在。 (3)接下来，你能够将成百的（甚至成千的）任务一个个进行分类，分成一些主要组别 。 至于如何将工作进行精确的分组，要由你的具体工作决定。我们来看看下面的分类： 要打的电话； 星期一会议的数据； 文件归档； 阅读材料； 需要转交其他人的材料； A 工程； B 工程（等）。 如果你愿意，你可以将处理过的没用文件当做垃圾直接扔到垃圾桶里。但是如果文件太多 ，很值得把它们堆放在一起，因为从中能看到自己取得的进展。这恰恰是一种积极的鼓舞， 能使整个工作过程更令人满意，从而帮你更快地完成工作。 (4)下一步包括将分组的各类工作与你的目标进行对比，以便你能按照重要性对它们进行 先后排序。 分类组别离你的目标越接近，你就越应把它靠前放。因此若方案A全部是关于如何增加你 的客户数量的，这就是你的主要工作目标，把它排在最前面。如果所有阅读材料是关于行政 方面的，对你完成任务没有帮助，把它往后放。 把喜欢做的工作排到前面，把不喜欢做的工作放到后边，这很具诱惑力，但绝不能这样做 。要客观地把工作排序，如果把不重要的工作先做完，而把紧急、重要、早该完成的工作堆 在办公桌上，你的工作就没有起色。而紧急和重要的工作你迟早要完成。所以遇到你最不喜 欢的工作时，一定要勇敢面对。 为什么不用三种不同颜色的文件夹将你的所有工作进行归档，并按照其重要性进行编码呢 ?这意味着你正不断提醒自己什么才是应优先做的事情，并且无论你什么时候想对你的工作 （即使工作没有堆积如山）进行优先排序，都能节省一些时间。 (5)现在你开始处理实际的工作任务，其方法的选择为——马上做、延期、委派给他人或抛 在一边。 对于最为重要的任务不要轻易地进行处理。如果它们不必急于处理，仍可以放一放。 这样你就会赢得更多的时间进行判断。把所有你现在不必做的工作放在一边。 虽然制定进度表看起来不是一个聪明的利用时间的方法，但这恰是你需要做的事情。现在 ， 毫无疑问你渴望将那些堆积如山的任务处理好，但惟一的方法是确保在安排好的时间内将所 有工作干完。所以一定要安排好时间以处理未完的工作任务。当我们忙乱的时候，往往会停 止思考。但经过明智的思考——设置目标、规划时间表等等——我们现在花几分钟可以为以 后节省大量时间。相信这种方法是正确的。 (6)最后，你需要确保用最少的时间处理完所有的工作任务。 有时，如果你迫于时间的压力无暇给对方做出反应，可以告知对方你已经知道他们的 来电、信件或电子邮件。写封短信或发个电子邮件，说“谢谢你的来信/ 电子邮件/来电。我 正在考虑，将在近几天给你答复。”当然，你一定要这样做，这就给你争取了2～3天的 时间，你可以从容考虑一下。 有时你需要打电话给那些可能会占用你很多时间的人。如果你保证不了能很好地对付他们，那么就在他们外出时打电话，给他们做语音留言。 一旦你处理完积压的工作，你会发现压力减轻了不少。按照建议去做，减少被打断的时间 ，阅读第10章，并找到防止工作不再积压的方法，这样你的生活就会远离工作压力。 8.3 紧张 我们每个人在进行重要演示、开重要会议或在重要会见前都会感到紧张。毕竟，对于我们 来说，这是意义重大的事情，所以紧张是很自然的事。当然，以下这两种紧张是有天壤之别的 ：一是少量使你活跃起来的肾上腺素；二是让人手足无措的麻木，它使你口干舌燥、汗流如注、无 法讲话。 事实上，我们大多数人都处在这两种极端的状态中。但如果你属于容易紧张的人之一，你 该怎样做呢?很高兴地告诉你，大多数严重紧张的情况都能控制在可以掌握的程度内，而不太 紧张的情况几乎可以完全消失。只不过这需要准备而已。 8.3.1 问题的根源 关键在于了解造成紧张的原因是什么。归根到底是恐惧。无论是完全忘词还是弄洒咖啡而 使自己丢丑，这些失败和灾祸发生的可能性越小，你越不会害怕。这就是为什么你经常会发现 ，经历了令你紧张的几分钟后，你远不像开始前那样紧张了：事情正向好的方向发展，毕竟 你已意识到自己没有变成窝囊废，而且能够正常演讲了。 最糟糕的情况 如果你真把某事弄得很糟糕，你会怎么办?你把水洒了一身；把一大堆文件碰撒到地上； 或你可能由于紧张而忘记了正与你谈话的人的名字。当然，这些事情在你读过此章之后不太可 能发生，但我们仅仅做个假设…… 答案是自嘲，并承认自己有些紧张。像这样说，“因为紧张我才这样！这也正表明这个演 讲对我多么重要。”实际上，只要你能迅速反应，并让人感到有幽默感，你的老板、客户， 或任何正与你做生意的人，都不会因此对你不满。
越少犯错误，你就越不会害怕。当然，在你的潜意识里，仍会存在一些轻微的、不受理智 支配的恐惧，至少在会议进行中你会有这种感觉，它只会生成一点肾上腺素，使你的思考速 度加快。 消除紧张最好的办法是进行彻底的演练，方法如下： 在参加面试前，对可能要问到的问题、比较难的问题考 虑好应答方式，并在镜子面前反复练 习。演练一下自己的开场白。如果你最近一直未穿过应试时要穿的服装，那么就要提前试穿 一下。 如果你对某个重要会议感到紧张，那么就思考几种方 式，将所要简洁陈述的要点表达出 来，或想几种说服的办法来反驳你预期想到的反方观点，并有针对性地反复进行演练。 在做一个演示前，提前做好充分准备，并反反复复进 行演练。在镜子前演练，借助道具或直观教具进行练习，直到你确切地掌握了应对办法。 最后时刻的检查 在你去面试、去开会或做演示的前5分钟，小跑到衣帽间，在镜子面前对自己做一下快 速审视——牙齿、头发、领带、耳环、纽扣、拉链等。这样你在到达现场时就不必为这些 事情担心了。 但你仍然要采取其他的预防措施。你的座右铭应该是：时刻准备，预见灾难，考虑任 何可能发生的紧急或尴尬的情况，然后进行计划。这样，就不会出现紧急或尴尬的情况—— 或即便出了，你也知道应该如何应对。针对一两个常见的肾上腺素的诱发因素，这里有一些 矫正方法(见表7—1)。 表7—1 肾上腺素的诱发因素矫正方法 咖啡和茶如果你担心在喝咖啡或喝 茶时会把它们弄洒，那么在别人要给你倒咖啡或茶时就加以拒绝。事实上，如果你紧张，咖 啡因也不能帮你缓解紧张情绪——因此在会见前的几个小时也不要喝它（任何掺有酒精的 东西也不能喝）。 看起来紧张事实上，只要你把工作做得很好，没人会在意 你看起来是否紧张。但是我们经常害怕自己显露出紧张情绪来。如果你在开始时有些发抖，那么 将手放在胸前握在一起，或放在膝盖上,以便双手可以互相控制。 嘴发干如果你不想喝咖啡，就要杯水喝。如果你不需要 ，放在那儿就行了（你不一定喝它，也不必担心会洒）。 想不起来要说什么了现在这杯水又可以派上用场了。在回 答难题之前喝上一两口水，可以为你赢得理清思路的宝贵时间。 难题找人与你进行角色练习，一问一答，并将问题想得尽 可能难些。那样，当难题出现时，你就会觉得轻而易举了。 8.3.2 减轻紧张症状 要减轻紧张的生理症状，就要事先吃饭。不要暴饮暴食，吃一点早餐或午餐对你会有所帮 助（除非你真的认为自己不吃饭没问题）。空腹会加剧你的紧张情绪。 你也可能发现放松练习很有帮助。减轻压力的方法就是放松，放慢呼吸是最快的方法。这里 有一种练习方法，你可以在做演示、开会或前去面谈前做一下，例如，当你在接待室或附近 的办公室等待时就可以进行练习。 放松练习 (1)如果有可能的话，尽量坐下，如果需要的话也可以站着练习。 (2)放松胳膊和手。如果你坐着，就把手放在膝盖上。 (3)如果可以的话，闭上眼睛，但这并不是必须的。 (4)通过鼻子慢慢吸气，数五下。尽最大可能地放慢呼吸，使你的横膈膜和胃突出。 (5)从嘴中呼气，数到七。如果你坐着，当你呼气时不要中断。 (6)使自己呼吸恢复正常，然后睁开眼睛。 只要需要，你可以经常性、间断性地重复这个过程，但一定要使呼吸达到正常状态。如果 不这样，你就会换气过度。这虽不会造成伤害，但会使你有点头晕眼花，这不仅达不到放松 的目的，反而会使你更加紧张。 即使会议在进行中，仍然有技巧使自己心情放松。 无论何时，只要有机会停止讲话，就做一下深呼吸。 肋骨和胸部锁得越紧，我们就越紧张。通过深呼吸可以缓解紧张，使它不再出 现。因此能将精力集中在思考的问题上，而无需分神。 微笑能帮你放松肌肉。如果一直露齿傻笑你可能感觉 像白痴，但是如果你能找机会微笑 一下，你会感觉很放松。同时也能给人留下热情和友好的印象。 如果你注意到自己坐得有些哈腰，腿和胳膊交叉（更 别提手指了），挪动一下，使自己舒展开，呈放松的姿势。要想放松，最重要就是使自 己舒展开并让肌肉放松。你的肌肉可能由于生理上的紧张会拉紧，但你可以转变其原因和结 果：放松你的肌肉，会使你感觉没那么紧张。 8.4 小结 尽量不使工作被打断： 阻止别人到你办公室拜访，即便来了，也别停留太长时间。 使用语音留言。 当工作很少被打断时，抓紧现有时间，对那些在处理时需要精力高度集中的工作进 行计划。 偶尔关上房门以表示你不想被打扰。 谈话要礼貌、简洁，使人们养成一种好习惯：打扰你工作的时间很短，不闲聊。 安排好超负荷的工作： 找出时间去解决问题。 确定你的总目标。 把任务分成主要的几类。 根据目标权衡任务，分清轻重缓急。 对待每一项任务按照这四种方法进行处理：马上做、 延期、委托给他人或抛在一边。 将剩下的任务尽可能迅速地做完。 减轻紧张： 开会、做演示或前去面试前，做好充分准备。你做的练习和准备越多，就越不会害怕。你 越不害怕，就越不会感到紧张。 练习应答。 避免或应对最大的肾上腺素的诱发因素。 在当天，运用放松技巧来缓解紧张情绪。 |
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