| 3.27 支持目标(2) | |
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| http://www.sina.com.cn 2005/02/22 14:16 新浪教育 | |
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秘书工作 在终稿时，保证外送文件没有任何错误。 合理安排时间，安排的所有活动不能在时间上发生冲突。 合理安排旅行时间，有效利用预定优惠打折服务。 保证所有外发邮件在一天内发送。 整理来信，按信件重要性排列顺序，把不需要的信件处理掉，信件处理要达到经理的要求。 编辑整理上司的口授语言，形成文件，文件要比上司口授语言逻辑性强，具有书面语的风格。 在旅行结束后三天内，汇总与上交旅行支出发票。 为经理准备会议备忘录，在每次会议开始两个小时前
预约与安排会议室，为参加会议者提供甜点与饮料。 订购办公用品，保证员工需要办公用品时，可以随时得到。 准确记录备忘录的发放清单。 发送电子邮件，确认备忘录是否被收到，是否被正确理解。 筛选电子邮件，把邮件数量减少５０％。 在收到复印通知后，在四小时内完成复印任务。 校对文件，并在文件上加盖公章，制作的文件要有专业性，达到文件保存者对文件的要求。 电话总机/电话往来 按照优先顺序安排电话接听顺序，达到经理的预期要求。 记录留言时要记下有效的具体信息，这样在回电话时可以充分利用信息。 ９８％的情况下，把打来的电话联接到合适的电话接收者。 按照要求，每小时至少处理20个电话。 在电话铃响三下后接听电话。 保证不让来电话者拿电话筒多等一分钟。 为来电话者提供足够的信息，避免其他员工回电话的必要性。 保证在休息时、午餐中与短暂的离开时间，也有员工负责接听电话。 在回电话时，语言要清晰，每月至多出现一次因为来电者接听电话不清楚而导致的投诉事件。 同时参照：客户服务与支持、财务。 |
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