③关注传阅过程。密切注视传阅情形，及时处理有关事项。如每一个阅文人阅毕必须签名，如没有签名，应及时补签。如果阅文人之间的意见不一致，应根据情况停止传阅或请示原批办人作出适当处理后再传阅。如果传阅的是一份文稿，传阅人对文稿的修改意见不一致或相左，应在传阅完之后，由文秘人员对传阅人的意见进行分类整理，报请原批准传阅人决断。公文传阅过程中有缺损丢失等现象应及时查询清楚，并记录在案，让有关负责人或知情人签字。

　　④写清传阅结果。传阅完毕的公文，按领导人批示意见，需办理的及时转请有关部门办理；需存查的，转有关部门存档；需提交会议讨论的，及时确

　　(7)催办。

　　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率具有重要作用。

　　需要催办的收文从来源上分主要有以下三种：

　　①下级主送本机关的请示，需要对审批的领导或主管部门进行催办。

　　②上级机关主送本机关需要承办的公文，对承办单位进行催办。

　　③平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事项的公文，也要对承办单位进行催办。

　　凡需催办的收文，必须在收文处理笺上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。从催办的范围上分，可分为以下两个方面：

　　①针对收文的催办，叫内催办，即对本机关有关部门进行催办。

　　②针对发文的催办，叫外催办，即向外机关、外单位催办。本书主要针对内催办。

　　催办方法。催办的具体方法很多，不外乎以下几种：书面催办、电话催办和当面催办。

　　(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

　　公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

　　查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

　　(9) 回复

　　回复是指承办部门把领导批办的收文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或答复。按回复时间划分，有定期回复和不定期回复。定期回复是指在规定的时间内将办文情况向机关领导人和来文单位汇报或答复。不定期回复是指随办随复，多用于紧急公文。按回复方向划分，有向上回复、向下回复和平行回复等。回复的原则是：谁批办(交办)回复谁；谁来文回复谁。

　　(10)注复

　　注复是指对收文的办理、回复等情况由经办人作出必要的注明。收文办完后，由经办人在收文处理笺上注明是否已经办毕，是否已回复以及复文字号、日期、传递方式等。用电话或面谈方式回复的，要注明回复时间、地点、接谈人员的姓名、主要内容等，并由经办人签字，以便于事后查核。

　　真题·单选

　　(   )是收文办理的中心环节。

　　A。批办             B。拟办    

　　C。承办             D。注办

　　——2012年山西省农信社考试真题

　　【答案】C

　　【解析】公文的承办指根据领导的批示对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文针对的问题。公文只有经过承办才能产生切实的效，因此它是公文办理中的中心环节。故选C。

　　真题·多选

　　收文处理标志有以下哪几种(  )。

　　A。收文机关的名称  B。收文编号

　　C。收文时间        D。档号

　　——2012年江苏省农信社考试真题

　　【答案】ABCD

　　【解析】此题考查收文标志的内容。按照公文管理的规定，收文标志包括收文机关的名称、收文编号、收文时间和档号。故选ABCD。

　　第三节 办毕公文的处置

　　一、处置办毕公文的主要活动

　　在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文(办毕的收文，本机关对外发文的文稿和存本等)的归宿：去、留、存、亡，对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功能效用具有十分重要的影响。这些处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档。

　　(1)清退。经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。

　　(2)销毁。以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。

　　(3)暂存。暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文(一份已立卷归档)和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。

　　(4)立卷。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷(公文的集合体，档案管理的基本单位)。

　　(5)归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。

　　二、公文清退的范围与手续

　　需要清退的公文主要包括如下数类：绝密公文；有重大错漏的公文；被明令撤销的公文；仅供征求意见或审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；其他由发文机关指定清退的公文等。

　　清退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续；单份清退时亦应向对方索取收据以为凭证。需清退的公文平时要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制留存。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理，要严格遵行有关的保密规定和要求。

　　三、公文销毁的范围与方式

　　应予销毁的公文主要包括：所有不具备留存价值的公文；无留存必要的重份公文；在特殊情况下不即行毁灭就将造成失密和严重损失的公文：一般性公文的草稿；印制公文过程中形成的校样、印版等。

　　销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带等)。

　　以各种方式销毁公文时均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。

　　销毁公文时应由专人(两人或多人)监销，直至公文被完全毁灭。销毁密件时应由专人押运公文将其护送至销毁地点。

　　除特殊情况之外，任何个人均不得私自销毁公文。不能将待销公文视同废纸出售。

　　四、暂存公文的保管

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