暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。

　　密件与非密件应分别保管。

　　不经批准，个人不得私留私存公文。

　　应定期清理公文及时剔除确已不需查考和明显无任何留存价值的公文；及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。

　　五、立卷归档

　　凡是反映本机关工作活动的、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

　　立卷的具体操作法有许多种，但其基本的方法却是一致的，就是认真把握公文的特征，对公文进行科学运效的分类、组合、编目。

　　公文立卷归档的程序过程是：编制立卷类目、平时归卷、年终调整、排列卷内公文次序并编号、填写卷内公文目录与备考表、拟写案卷题名、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。

　　(一)立卷准备

　　1. 编制立卷类目表

　　编制立卷类目表是立卷前的重要准备步骤。它是根据机关职责范围、内部机构设置和工作任务的多少，对一年内可能形成和收进的文件材料进行科学预测后拟制出来的立卷方案，也是平时文件归卷的依据。通常都是以表格的形式出现。

　　立卷类目表的编制程序有两种：一是先由公文处理主管部门拟出草表，发给各部门或科室讨论修改，最后再由公文处理主管部门改定；另一种是先由各部门草拟出自己的条目，然后报到公文处理主管部门汇总审定。编制立卷类目表，可先确定类属，再拟写条目；也可先拟写条目，再综合归类。常用的分类方法有以下两种：按机构分类和按问题分类。

　　2. 平时归卷

　　立卷类目表编制好以后，可根据立卷类目表上的条目，每个条目准备一个卷夹或卷宗，并在上面写上条目名称和条目代号，按顺序排列或存放，准备“接待”将要陆续归入的文件材料。平时归卷要注意归卷要及时、完整、准确、有记载。

　　3. 归档范围

　　凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。应归档的文书材料有以下几方面：上级机关的文件材料、本机关的文件材料、同级机关非隶属机关的文件材料和下级机关的文件材料。(二)案卷归档的步骤与方法

　　1. 组合案卷

　　(1)认真检查卷夹(宗)内文件

　　平时归卷在立卷类目表的指引下进行，立卷在归卷的基础上进行。立卷的第一步是组合案卷，而组合案卷的第一步是认真检查卷夹(宗)内的文件，看是否能够立成一卷，有无交叉，用不用调整合并等。检查可从以下几个方面入手：检查卷内文件是否齐全、检查卷内文件是否属于本机关立卷归档的范围、检查卷内文件是否有一定的联系、检查卷内文件的保存价值是否大致相同、检查卷内文件是否适量、检查卷内文件是否属于本年度立卷归档的范围。

　　(2)灵活运用六个特征组卷

　　每份文件都有发文机关(作者)、事由(问题)、文件名称、内容所针对的时间、收文机关以及文件所涉及的地区等。文件本身存在的这些特点就构成了立卷时的六个特征，即作者特征、问题特征、名称特征、年度特征、通讯者特征和地区特征。运用六个特征组合案卷，实际上就是寻找文件之间的共同点，保持文件之间的联系；就是把一些有着共同特点和密切联系的文件组合在一起，组成一个案卷。

　　在选用立卷特征时应注意以下几个方面：

　　①不同类型的文件，应采用不同的特征立卷。

　　②以一个特征为主，兼顾其他特征。立卷时，先抓主要特征，在此基础上再兼顾其他特征。

　　③不能把有直接联系的文件材料分开立卷。

　　④尽可能不要把保存价值悬殊的文件组合在一起。

　　2. 编目定卷

　　(1)排定卷内文件次序

　　按某种特征把一系列文件组合成一个案卷后就要按一定的规律对卷内文件进行系统排列，以利于保持卷内文件之间的联系和条理性，使每一份文件在卷内都有固定的位置。卷内文件排列的方法有以下几种：

　　①按时间先后排列。凡作者、问题(时间)、名称均相同的文件，可按时间先后排列。

　　②按重要程度排列。重要的文件在前，次要的文件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发、批转件在前，被转发、被批转件在后；政策性的在前，业务性的在后；本机关批复在前，下级请示在后；本机关请示在前，上级批复在后；问函在前，复函在后；如系案件审理的案卷，应是结论性、判决性文件在前，其他材料在后。

　　③按先作者后时间的顺序排列。卷内文件分属于若干个作者，先按作者分开，在每个作者内再按发文时间的先后排列。

　　④按先作者后问题的顺序排列。卷内文件有好几个作者，每个作者又有好几个问题，先把属于每一个作者名下的文件按作者分开；在每个作者内再按问题排列，把问题相同的排在一起。在每个问题内，还可以按发文时间先后排列。

　　⑤按先问题后时间的顺序排列。卷内文件同属一个作者，但涉及的问题在两个以上，可先按问题分开，在每个问题内再按时间先后排列。

　　⑥按姓名笔画排列。对人事案卷和人民来信来访组成的案卷可采取按姓名笔画排列这种方法。

　　(2)编写张号

　　卷内文件排列好以后要及时编上张号，以便固定其顺序，也便于统计卷内文件。

　　①编写张号的方法。卷内文件，除空白纸外，每张都要编上顺序号。一张编一个号，一面有字一面空白或两面均有字的，按一张编号。折叠的大张文件按一张编号，在十六开纸上贴数页小纸片的，每张小纸片编一个号。如卷内有成本成册的书刊，书刊内有页码的，一本编一个号；无页码的，应每张都编上号。

　　②编号的位置。左侧装订的案卷，编在文件的右上角；右侧装订的案卷，编在文件的左上角。照片、图表等可编在与此相应位置的空白处；正面难编号的，也可编在背面的左上角。

　　(3)填写卷内文件目录

　　卷内文件目录是用来介绍卷内文件内容的，起索引作用。若是硬卷皮，应把卷内文件目录置于卷内首页的位置；若是软卷皮，则直接把卷内文件目录印在封二的位置上。卷内文件目录的项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

　　(4)填写卷内备考表

　　卷内备考表的用纸幅面与卷内文件目录相同。若是硬卷皮，应把卷内备考表放在卷内文件最后一页的位置；如是软卷皮，可把卷内备考表直接印在封三上。卷内备考表主要用来注明卷内文件的有关情况，如立卷时没有情况需要说明，仍要有备考表，以备将来使用。卷内备考表的项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

　　(5)案卷装订。

　　为了保护卷内文件不受损坏，防止散失，有利于保存利用，凡需永久保存和长期保存的案卷都要装订。

　　装订的方法有两种：一是单份装订；二是整卷装订。无论是单份装订还是整卷装订，其程序大都有以下几个方面：确定装订线、除去金属物、贴边裱糊、折叠取齐、装订。

　　专项练习

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